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    Archives Santiago Robledo

    18Oct 2017

    Cómo llevar la contabilidad en una empresa pequeña

    Contabilidad en empresa pequeña - ClausERP

    La contabilidad es una de las áreas que más dolor de cabeza le genera a empresarios y emprendedores pero, aún así, es importante que ambos lleven correctamente la información contable de su empresa, así sea grande o pequeña, para evitar ponerla en riesgos financieros y legales.

    Es necesario saber que un mal manejo de las cuentas o no declarar los impuestos llevaría al contribuyente a hacerse acreedor de sanciones o multas; y eso no es lo que se quiere, mucho menos si la empresa es pequeña o apenas estás dando sus primeros pasos en los negocios.

    Siempre es conveniente contar con un profesional que lleve la contabilidad de la empresa; sin embargo, es sabido que los honorarios de estas personas llegan a ser altísimos, por lo que la mayoría de los dueños o administradores de una pyme prefieren llevar ellos mismos la contabilidad.

    Existen emprendedores que usan un software diseñado por encargo o estandarizado para asentar lo que gasta y lo que recibe, pero otros prefieren irse por el sistema tradicional y llevar la contabilidad en papel, con cuadernos y carpetas. Para ello se aconseja tener libretas independientes para las distintas áreas o categorizar los contenidos en carpetas de colores.

    Pasos a seguir para llevar la contabilidad

    Llevar la contabilidad de la empresa no es tan complicado, siempre y cuando se haya presentado al negocio en el ente fiscal correspondiente y tenga sus facturas listas.

    En primer lugar es importante llevar un control de cada una de las ventas del día para determinar los ingresos diarios.

    Con las facturas ordenadas esto es súper fácil, sólo deberá plasmarla en ClausERP.com, o en la libreta de los ingresos con fecha, hora y cualquier otra información relevante. Esto facilitará su entendimiento en los números y, por supuesto, sabrá, en este caso, cuánto dinero ha entrado a la empresa.

    ¿Y las demás cuentas?

    Lo mismo debe hacer con la cuenta de los gastos, entre ellos: rentas, consumo de servicios (agua, luz, Internet, teléfono), compra a proveedores, etcétera. Esto deberá ir apuntado en la parte de egresos, incluso, puede utilizar otra libreta para plasmar estos números.

    Para llevar una contabilidad más ordenada, puede organizar los egresos por categorías: gastos de marketing, costes de oficina, inversiones, patentes y otros derechos, costes bancarios y de financiación, impuestos, rendimientos dinerarios, entre otros.

    Una vez sepa detalladamente cuánto se gastó y el monto ganado, podrá realizar un cálculo final cada día o cada semana, así como el balance general el último día de cada mes. Es conveniente contrastar la información que está en las libretas de contabilidad o en el sistema informático con las facturas y tickets emitidos.

    Nunca debe subestimar ningún gasto, por muy pequeño que sea; aunque estos no son deducibles de impuestos, su control facilita el entendimiento de cuánto dinero se le está dedicando a estos artículos en el mes. De allí se determinará si se aumentará o reducirá su inversión.

    El pago del personal que labora en la pequeña empresa también debe incluirse en la contabilidad, por ello es importante contar con las planillas de orden para los pagos correspondientes, así como los seguros por accidente.

    Dinero en caja menor

    La contabilidad permite tener un manejo de la caja menor; esta controla los gastos menores que pueden surgir a diario de manera imprevista y que deben pagarse en efectivo, como por ejemplo la compra de material de oficina, combustible, pago de transporte público, etcétera.

    El dinero de la caja chica debe ser contabilizado, controlado y tomado en cuenta al momento de hacer la declaración de impuestos fiscales. Estos gastos son aceptados por el fisco y es preferible que salgan de las cuentas del negocio en lugar de cuentas personales.

    Es de recordar que la caja menor debe ser tocada para salir de apuros, no para pagos por cifras que excedan el límite establecido.   

    15Oct 2017

    Pasos para comenzar un negocio franquiciado

    Pasos para Comenzar una Franquicia - ClausERP

    Pasos para comenzar un negocio franquiciado

    La mayoría de los emprendedores tienen buenas ideas de negocios que funcionan, pero que muchas veces tardan en crecer porque necesitan de más inversión o de la ayuda de expertos.

    Para alcanzar el crecimiento de un negocio, los nuevos empresarios optan por franquiciarlo, sobre todo porque sueñan con ver el nombre de su marca en todas partes, a lo ancho y largo del país, de la región o el mundo. Todo dependerá de las aspiraciones que tenga el empresario.

    En caso de querer franquiciar su negocio es importante saber que este proceso puede ser largo, pero más allá de eso es indispensable que la persona se haga una autoevaluación y se realice a si mismo unas preguntas: ¿Estoy preparado, dispuesto y capacitado para trabajar por largas horas? ¿Qué me atrae de abrir una franquicia?

    De igual manera estar seguro de si ¿Estoy dispuesto a pagar parte de los beneficios económicos a un franquiciador? ¿Cuánto dinero quiero invertir para empezar mi negocio franquiciado? ¿Cuento con los activos suficientes para lograr un préstamo?

    Tenga en cuenta que el franquiciador y franquiciado son personas con roles totalmente distintos: el primero busca expandir su marca reduciendo estructuras y costes; el segundo, a cambio de su inversión y un porcentaje de los beneficios, comenzará un negocio con la marca, la imagen y la cartera de productos o servicios que le ofrece el franquiciador.

    Inicie un negocio franquiciado

    Luego de haberle dado respuesta a las preguntas antes mencionadas, es hora de dar el siguiente paso, y es comenzar un negocio franquiciado. ¿Cómo hacerlo? Siga estos ocho pasos:

    Antes de abrir al público

    1. Seleccione la franquicia con la que trabajará: cuando inicie la búsqueda de la franquicia, fíjese que su estilo de negocio sea similar al suyo y, por supuesto, que se sienta cómodo trabajando con su nuevo socio. Investigue que sea una franquicia próspera y con buena reputación.

    2. Estudio de la inversión: siempre conviene llevar un plan de negocio con su respectiva evaluación de costes-beneficios. Se debe analizar dónde se invertirá, las capacidades que tiene la empresa para su funcionamiento, definir objetivos, hacer un estudio de mercado, económico y financiero, observar los recursos humanos, técnicos y económicos disponibles.

    3. Busque el local y financiación: Una vez que encuentre la franquicia con la que trabajará, debe escoger el local donde se plantará su negocio. Existen franquicias que buscan el lugar indicado para abrir la oficina ahorrándole al franquiciado esta decisión.

    4. Obtenga los permisos y seguros necesarios: todo sector tiene sus propios requerimientos con respecto a permisos y seguros; también dependerá de las regulaciones que puedan haber por la ciudad, comunidad o localidad donde se fijará el local. Se aconseja consultar a las autoridades de la zona para cumplir en todo momento con la ley.

    5. Diferenciarse de la competencia: antes de inaugurar el local es importante establecer ventajas competitivas que le permitan destacarse dentro del mercado: imagen, producto, servicio y publicidad.

    6.Contrate el personal adecuado: el número de empleados de un negocio siempre va a depender del tipo de franquicia elegida. Comúnmente los franquiciadores proporcionan una formación antes de abrir la franquicia; esto es importante porque de esta manera se obtendrán los conocimientos necesarios para poner a funcionar el negocio.

    A la hora de abrir

    7. Abrir el negocio: los franquiciadores se encargan de la comunicación de la marca, siempre y cuando esta iniciativa venga incluida en el precio inicial de la franquicia; en caso de no ser así deberá pagar publicidad a parte para motivar al público a que asista a conocer el negocio.

    8.Busque mejorías: las primeras semanas, luego de la inauguración del local, servirán para ver cómo funciona el negocio, si el servicio que presta es adecuado, para hacer correcciones y mejorarías. Esa será la única manera para poder perdurar en el tiempo y conseguir buenos resultados.

    Lectura adicional

    Como siempre, comenzar un negocio implica que debes leer y entender bien tanto sobre el modelo de negocio como sobre temas inherentes al tipo de negocio. Lee otros tips de interés a la hora de crear una franquicia.

    4Oct 2017

    Retención en la fuente: qué es y fechas de pago

    Retencion en la Fuente - ClausERP

    Declarar y pagar la retención en la fuente es una de las preocupaciones de las personas, en gran parte porque muchos aún no saben cuándo deben ponerse al día con el pago.

    La retención en la fuente es un sistema de recaudo anticipado del impuesto a las ventas, del impuesto de industria y comercio, del impuesto sobre la renta y complementarios y del impuesto de timbre nacional. Cada vez que se realice una operación sujeta a un impuesto, se retendrá un valor por ese concepto.

    La retención debe practicarla el individuo que realice el pago, siempre que la persona retenida sea un sujeto pasivo del impuesto que origina dicha retención, y cuando el concepto por el que se retendrá esté sujeto a retención.

    La retención en la fuente se declara y paga en el periodo en que se practicó; es decir, si la retención se hizo en abril, en ese mes se deberá declarar y pagar.

    Siguiendo con lo establecido en la ley, la retención se debe practicar en uno de estos casos, siempre el que ocurra primero: 1. Cuando se realice el abono en cuenta. 2. Cuando el cliente realice el pago.

    ¿Quiénes son agentes de retención?

    Son agentes de retención los fondos de valores, los consorcios, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los fondos de inversión, las entidades de derecho público, las comunidades organizadas y las demás personas naturales o jurídicas que por sus funciones intervengan en actos en los cuales deben hacer la retención del  tributo correspondiente.

    El agente retenedor es el ciudadano que hace el pago o abono en cuenta a quien la ley le ha otorgado tal calidad. El sujeto pasivo es aquel beneficiario del pago o abono en cuenta producido por la retención, de acuerdo al concepto y porcentaje aplicable.

    El pago o abono en cuenta señala el momento en que se ejecuta la retención en la fuente, según los conceptos y tarifas.

    Por medio de la figura de retención en la fuente, el Estado no esperará un año para recaudar; por ejemplo, el impuesto de renta lo cobrará cada mes, asegurando de esta manera el flujo constante de recursos.

    Según el Decreto 2105 de 2016, los agentes de retención señalados en los artículos 368, 368-1 y 368-2, así como el 437-2 y 518 del Estatuto Tributario, declararán y pagarán las retenciones realizadas en cada mes a través del formulario otorgado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conocida como unidad administrativa especial “DIAN”.

    Es de recordar que los plazos para presentar la declaración de retención en la fuente, correspondiente a los meses de 2017, así como la cancelación del valor respectivo, caducan en las fechas correspondientes al mismo año que se exponen a continuación, excepto la referida a diciembre que vence en 2018.

    A continuación las fechas para consignar la retención en la fuente en 2017

    Último dígito del NIT Ene 2017 Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
    Plazo para consignar hasta el día del año 2017
    Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene 2018
    0 08 08 10 09 08 11 09 08 10 09 11 11
    9 09 09 11 10 09 12 10 11 11 10 12 12
    8 10 10 17 11 12 13 11 12 12 14 13 15
    7 13 13 18 12 13 14 14 13 13 15 14 16
    6 14 14 19 15 14 17 15 14 17 16 15 17
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