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    Empresas

    18Oct 2017

    Cómo llevar la contabilidad en una empresa pequeña

    Contabilidad en empresa pequeña - ClausERP

    La contabilidad es una de las áreas que más dolor de cabeza le genera a empresarios y emprendedores pero, aún así, es importante que ambos lleven correctamente la información contable de su empresa, así sea grande o pequeña, para evitar ponerla en riesgos financieros y legales.

    Es necesario saber que un mal manejo de las cuentas o no declarar los impuestos llevaría al contribuyente a hacerse acreedor de sanciones o multas; y eso no es lo que se quiere, mucho menos si la empresa es pequeña o apenas estás dando sus primeros pasos en los negocios.

    Siempre es conveniente contar con un profesional que lleve la contabilidad de la empresa; sin embargo, es sabido que los honorarios de estas personas llegan a ser altísimos, por lo que la mayoría de los dueños o administradores de una pyme prefieren llevar ellos mismos la contabilidad.

    Existen emprendedores que usan un software diseñado por encargo o estandarizado para asentar lo que gasta y lo que recibe, pero otros prefieren irse por el sistema tradicional y llevar la contabilidad en papel, con cuadernos y carpetas. Para ello se aconseja tener libretas independientes para las distintas áreas o categorizar los contenidos en carpetas de colores.

    Pasos a seguir para llevar la contabilidad

    Llevar la contabilidad de la empresa no es tan complicado, siempre y cuando se haya presentado al negocio en el ente fiscal correspondiente y tenga sus facturas listas.

    En primer lugar es importante llevar un control de cada una de las ventas del día para determinar los ingresos diarios.

    Con las facturas ordenadas esto es súper fácil, sólo deberá plasmarla en ClausERP.com, o en la libreta de los ingresos con fecha, hora y cualquier otra información relevante. Esto facilitará su entendimiento en los números y, por supuesto, sabrá, en este caso, cuánto dinero ha entrado a la empresa.

    ¿Y las demás cuentas?

    Lo mismo debe hacer con la cuenta de los gastos, entre ellos: rentas, consumo de servicios (agua, luz, Internet, teléfono), compra a proveedores, etcétera. Esto deberá ir apuntado en la parte de egresos, incluso, puede utilizar otra libreta para plasmar estos números.

    Para llevar una contabilidad más ordenada, puede organizar los egresos por categorías: gastos de marketing, costes de oficina, inversiones, patentes y otros derechos, costes bancarios y de financiación, impuestos, rendimientos dinerarios, entre otros.

    Una vez sepa detalladamente cuánto se gastó y el monto ganado, podrá realizar un cálculo final cada día o cada semana, así como el balance general el último día de cada mes. Es conveniente contrastar la información que está en las libretas de contabilidad o en el sistema informático con las facturas y tickets emitidos.

    Nunca debe subestimar ningún gasto, por muy pequeño que sea; aunque estos no son deducibles de impuestos, su control facilita el entendimiento de cuánto dinero se le está dedicando a estos artículos en el mes. De allí se determinará si se aumentará o reducirá su inversión.

    El pago del personal que labora en la pequeña empresa también debe incluirse en la contabilidad, por ello es importante contar con las planillas de orden para los pagos correspondientes, así como los seguros por accidente.

    Dinero en caja menor

    La contabilidad permite tener un manejo de la caja menor; esta controla los gastos menores que pueden surgir a diario de manera imprevista y que deben pagarse en efectivo, como por ejemplo la compra de material de oficina, combustible, pago de transporte público, etcétera.

    El dinero de la caja chica debe ser contabilizado, controlado y tomado en cuenta al momento de hacer la declaración de impuestos fiscales. Estos gastos son aceptados por el fisco y es preferible que salgan de las cuentas del negocio en lugar de cuentas personales.

    Es de recordar que la caja menor debe ser tocada para salir de apuros, no para pagos por cifras que excedan el límite establecido.   

    20Sep 2017

    Lleva el control de tu dinero a diario

    Control de tu dinero - ClausERP

    Mantener el control de tu dinero a diario, saber que que ingresa a tus arcas y que gastas para asuntos cotidianos se ha convertido para muchos en una obligación, sobre todo, en momentos de crisis como los que vivimos ahora.

    En tal sentido, la contabilidad doméstica se ha vuelto necesaria, para tener claro con cuánto contamos y en qué gastamos, para no desajustar el presupuesto a mediados del mes.

    ¿Cómo podemos hacerlo? Muchas personas, más aún quienes deben hacer cálculos en función de un hogar o una familia, aplican técnicas tan comunes como hacer anotaciones en una libreta.

    Otras emplean técnicas igual de sencillas pero mediante el uso de  plantillas de Excel en una computadora, o a través de aplicaciones móviles que, gracias a los avances de la tecnología, están dispuestas para hacer de tu contabilidad personal una tarea súper fácil.

    Excel, tu mejor aliado

    Una plantilla de Excel, uno de los software más populares de hojas de cálculos de los últimos tiempos, puede ser una herramienta útil para el cálculo diario de tus ingresos y gastos.

    Permite extraer la información necesaria de nuestras cuentas y llevar un balance mensual o anual, según la preferencia de cada persona.

    Debes tomar en cuenta los siguientes elementos:

    1.- Crear una hoja de cálculo por mes.

    2.- Generar tópicos de ingresos y gastos por mes. Además de un balance general entre ambos.

    3.- Gráfico general de todo el año que determine si hubo o no algún crecimiento económico.

    4.- Resumen comparativo de los ingresos y gastos realizados por cada mes, durante todo un año.

    De esta manera, es probable mantener el control de tu presupuesto y conocer, a ciencia cierta, cuánto dinero tienes, cuándo y en qué lo gastas y con cuánto cuentas hasta el mes siguiente.

    Gracias a Excel puedes organizar mejor y de una manera sencilla toda la información relacionada a tu contabilidad personal y puedes acceder a una de estas plantillas mediante una descarga gratuita del programa.

    También debes saber que puedes utilizar esta herramienta para llevar la contabilidad en tu trabajo.

    Cinco App que organizarán tu vida financiera personal

    Te presentamos a continuación cinco Apps útiles y sencillas que puedes descargar gratis para llevar la economía en casa:

    1.- Whallet – Finanzas Personales:

    Te permite categorizar tus gastos, por lo que es verdaderamente indispensable. A través de esta aplicación puedes ver mediante gráficos cómo va evolucionando tus gastos y también tus ingresos.

    2.- MoneyWiz:

    Creada para usuarios un poco más diestros en materia de contabilidad en el hogar. Controla tus cuentas, maneja registro de ingresos y gastos, permite hacer presupuestos, programa los pagos como luz, agua, condominio; realiza pronósticos económicos.

    3.- Smart Receipts:

    Disponible para iOS y Android, esta aplicación te ayuda a organizar recibos que te entregan en los diferentes locales comerciales donde compras productos o servicios.

    4.- Cuentas claras:

    Dividir los gastos entre amigos jamás había sido tan sencillo. Lo único que debes hacer es colocar el número de personas que deben pagar y la cantidad de dinero. También permite agregar el nombre exacto de la persona y la cantidad que canceló, esto al momento de dividir gastos pagos.

    5.- Spendee:

    Quienes la han utilizado afirman que es sencilla de utilizar. La aplicación da a conocer cómo avanza la contabilidad del hogar en tiempo determinado. También te permite añadir a personas con quien debes dividir gastos. Mediante gráficos te proporciona consejos sobre tus posibilidades económicas.

    Con el uso  de la tecnología llevar la contabilidad en tu casa no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Al contrario, mediante el uso de programas como Excel y aplicaciones móviles esta tarea es, sin lugar a dudas, un trabajo más que sencillo.

    Fuente de la imagen: Designed by Freepik

    13Sep 2017

    6 razones para que tu empresa se suba a la nube

    6 razones para que tu empresa se suba a la nube - ClausERP

    6 razones para que tu empresa se suba a la nube

    Básicamente, la nube (proveniente del inglés Cloud Computing) es una herramienta súper eficaz para el instantáneo almacenamiento, acceso y control de datos o documentos de una manera inmediata y ágil, cuya aplicación para la seguridad de tu empresa o negocio es fundamental, ya que desde un ordenador, notebook, celulares inteligentes o tablets, puedes ingresar a la información respaldada desde cualquier parte del mundo.

     

    Según la página en Internet Expansión, el vicepresidente de Cloud Group en Veeam, Paul Mattes, hace especial referencia a la importancia de cualquier compañía, grande, mediana o pequeña, de utilizar este servicio (gratuito o pago), aunque para muchos su uso no es imprescindible.

     

    Tras su experiencia en Veeam, compañía que mantiene en la nube a otras empresas como Facebook, Mattel y Telefónica, exalta de esta herramienta la posibilidad de cualquier industria de obtener “un sistema de respaldo, almacenamiento y protección de datos”.

     

    6 razones para estar en la nube

    Aquí te presentamos 6 importantes razones por las que es necesario subir a la nube tu empresa o negocio:

     

    1.- Lo primero que debes tomar en consideración es que se ajusta a tu bolsillo. Existen en el mercado paquetes económicos que permite al cliente pagar solamente cuando utilices el servicio. Sirve a las pequeñas empresas que por alguna razón no desean una infraestructura fija de este tipo.

     

    2.- Ofrece velocidad. Los expertos han asegurado que el uso de la nube como herramienta de almacenamiento, control y acceso a datos requiere de algunos pocos minutos. De cualquier otra forma, podrías tardar días y hasta semanas.

     

    3.- Te permite ahorrar. Reducir costos es una de las ventajas que ofrece esta herramienta, ya que permite reducir inversión en aparatos tecnológicos, instalación, mantenimiento, permisos, licencias y otros. Además, como su uso es tan sencillo no se requiere capacitar a empleados. Ayuda también a ahorrar tiempo y esfuerzo.

     

    4.- Otra ventaja es la escalabilidad. Por ser “elástica”, el servicio de la nube se maneja a través de la demanda. Asegura, además, que las aplicaciones crezcan de forma horizontal o vertical automáticamente, lo que garantiza, por ejemplo, su capacidad durante el alto tráfico.

     

    5.- Garantiza crecimiento.  Muchos países latinoamericanos como Brasil y México han visto las grandes ventajas que ofrece esta aplicación.

     

    6.- Seguridad. La nube brinda más seguridad y control de aplicaciones y datos. También garantiza a los usuarios mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento de información de forma instantánea. Mientras la nube va mejorando, los riesgos son cada vez menores. Es importante saber que esta herramienta está atenta a las amenazas, por lo que si lograra detectar alguna en uno de sus clientes inmediatamente su proveedor puede reducir el ataque al resto de los inquilinos.

    Además, mientras menores sean las tareas manuales que se realizan menor riesgo hay de cometer errores.

     

    Llegó para quedarse

    La nube o Cloud Computing definitivamente ha llegado para quedarse.

    Según los expertos, se ha posicionado en el mercado y en los próximos años se convertirá en una tendencia debido a la posibilidad de ahorrar tiempo y dinero.

    Ahora, con las mejoras en cuanto a la seguridad que ha ofrecido la herramienta ya muchas empresas han optado por migrar y se espera que muchas otras más se sumen a esta vanguardista modalidad.

    Aquí te presentamos algunas aplicaciones comunes para trabajar en la nube:

     

      1. Dropbox: Es la más popular de todas. A través de ella puedes almacenar archivos a la nube y utilizarlos desde cualquier lugar. Tiene una versión gratis y puedes sincronizarla a través de Android, Linux, Blackberry, Mac y otros.
      2. Google Drive: 15 gigas de capacidad. Es uno de los servicios que te da Google. También puedes usarlo en Android, Mac, iOS y Linux.
      3. Instapaper: Funciona como un sitio para recopilar información útil y fomenta el trabajo colaborativo. Por ejemplo, un usuario puede guardar un link a una página web o un texto corto, una imagen o un archivo y lo comparte con su equipo de trabajo con esta herramienta. Tiene la posibilidad de acceso sin conexión.
      4. Asana: Es una muy buena herramienta para gestionar proyectos de todo tipo. Puedes llevar un control de las tareas que has realizado y las que están por realizarse, asignando responsabilidades y con la posibilidad de crear tareas recurrentes.
      5. Digisigner: Usa esta herramienta para firmar documentos online, no importa si son contratos, acuerdos, propuesta, formularios, escrituras. Es muy sencillo, solo debes subir tu archivo, firmar electrónicamente y luego invitar a quienes deban usar el documento.

     

    ¿Sabes que ClausERP.com es un software en la nube? Conoce las razones por las que Innovar Tecnología se subió a la nube y diez razones adicionales para que tu empresa esté en la nube.

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