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Lo que debe saber sobre las incapacidades laborales
En muchos casos, la incapacidad laboral es un problema para la empresa, ya que a veces es incierta la forma de hacer frente a esta situación, y surgen problemas en las áreas de contabilidad y gestión de recursos humanos, especialmente en lo que se refiere a la eliminación de despidos, etc. En muchos casos, la empresa es incapaz de trabajar.
Así entonces en ClausERP queremos compartir con nuestros clientes, un artículo de interés sobre lo básico que debe saber en el tema de las incapacidades, para que se preparen y sepan cómo afrontar estas situaciones.
1. Pago de incapacidad para empleado dependiente que no se encuentra afiliado a la EPS
Cuando se vincula una persona a una entidad a través de un contrato de trabajo nace para el empleador la obligación de afiliar y cotizarle al empleado a las diferentes entidades que conforman el sistema de seguridad social: EPS, pensión y ARL. De acuerdo con lo anterior si por ejemplo el empleador no cumple con la afiliación al sistema de seguridad social, en caso de presentarse una enfermedad de origen común o de origen laboral, tendrá que asumir las prestaciones económicas que se generan de la situación antes expuesta.
2. Cambio de periodicidad de pago de salarios por incapacidad
Al momento de firmar un contrato de trabajo existen unas cláusulas indispensables que se deben fijar, por ejemplo: el tipo de contrato, el salario, el lugar de trabajo, la forma de pago, las funciones, entre otros. Es importante aclarar que el salario debe fijarse entre las partes, ya sea por jornales, pagos quincenales o mensuales. Para este caso el pago de las incapacidades debe ser asumido inicialmente por el empleador para luego hacer la solicitud de reembolso ante la EPS. Se recomienda que el empleador respete los períodos de pago acordados para cancelar los salarios o, en este caso, la incapacidad. Sin embargo, si el empleador toma la decisión de no realizar el pago en la periodicidad convenida por encontrarse el empleado incapacitado, deberá tener presente que dicho pago no puede superar los 30 días.
3. Tratamiento del pago de una incapacidad generada por un accidente de trabajo
Para determinar cuál es el ingreso base de cotización que se debe tomar para efectos de calcular las prestaciones económicas se debe estudiar el artículo 5 de la Ley 1562 de 2012. En esta norma se establece que para efectuar el pago de la prestación económica se debe promediar el pago de los seis últimos meses. Es de anotar que cuando se trata de una incapacidad de origen laboral, quien debe asumir el pago de la prestación es la ARL.
4. Tratamiento en la liquidación de la nómina de una incapacidad de tres días
En términos de incapacidades médicas lo primero que se debe identificar es qué tipo de incapacidad es la que da lugar al pago, si de origen laboral o de origen común. Recordemos que las incapacidades de origen común son cubiertas por la EPS al 66.67 % y las incapacidades de origen laboral a un 100 % por la ARL. Es importante tener en cuenta que si la persona devenga un salario mínimo se le deberá pagar la incapacidad al 100 % de su salario debido a que los pagos por este concepto no podrán ser inferiores a lo correspondiente a un smmlv.
5. Entidad responsable del pago de una incapacidad que supera los 180 días
Como en el caso anterior se debe evaluar qué tipo de incapacidad se está cancelando, si de origen común o de origen laboral; de este resultado se desprende lo siguiente: cuando es de origen común los dos primeros días los deberá pagar la empresa con base en el 66.67 %, entre el tercer día al 90 lo pagará la EPS al 66.67 %, y entre el día 91 al 180 también la EPS, pero tomando como base el 50 % del salario; y cuando es de origen laboral quien asume el pago de la incapacidad es la ARL.
6. Afectación de la liquidación del pago de cesantías por días de incapacidad
Las cesantías hacen parte de las prestaciones sociales a las cuales tiene derecho toda persona que se encuentra vinculada mediante contrato de trabajo, que corresponden a un salario por un año de servicio o proporcional al tiempo laborado y, que deben ser liquidadas con corte al 31 de diciembre y consignadas en un fondo privado a más tardar el 14 de febrero del respectivo año para no incurrir en moras. Por último, se concluye que los periodos de incapacidad no afectan en ningún caso el valor a pagar por concepto de cesantías debido a que tal situación no genera interrupción del contrato.
Buenos dias:
Por favor me indican como tratar el pago de una incapacidad por enfermedad general dentro de la declaración de renta. para persona natural empleado dependiente.?
Muchas gracias
Hola Maria Luz,
Desde ClausERP te agradecemos por tu pregunta, te aconsejamos que te asesores primero con un contador para que le expongas bien tu caso. Desde nuestra visión y a primera vista vemos que tienes que reportarlo dentro de tus ingresos brutos, pero cuando estés haciendo la depuración de la renta tienes que sacarlo como un ingreso que no constituye renta para que no te quede grabado al momento de hacer el cálculo de cuánto debes pagar.