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Blog | ClausERP.com

18Feb 2019

Las ventajas de usar un Software en la nube

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¿Qué es un software en la nube?

Los software en la nube son herramientas que permiten ser usadas  desde dispositivos fijos o móviles y que pueden abrirse desde cualquier parte del mundo, siempre y cuando se tenga una conexión a internet.

 

Para que te quede más clara la diferencia, te contamos que por lo general los software deben ser instalados en un computador físico, es decir, que deben estar alojados en el sistema operativo de una computadora de escritorio, un portátil o un dispositivo móvil, mientras que los software en la nube pueden ser abiertos desde cualquiera de los aparatos antes mencionados, y no requieren de una instalación. Solo ingresas a través un usuario y contraseña y listo.

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En la actualidad hay cientos, por no decir miles, de software en la nube para diferentes aplicaciones como arquitectura, fotografìa, derecho, y contabilidad.

 

Por eso aquí te contamos 10 ventajas de usar un software en la nube, sobre todo si tu interés es la contabilidad, pues no requieres trabajar en un mismo computador, ya que por sus característica puedes acceder desde donde estés, sin tener que ir a la oficina.

 

Recuerda que ClausERP es uno de los mejores software contables en la nube que te permiten tener toda tu información contable y financiera al alcance de tu mano.

 

Las ventajas

  1. No es necesario instalar ni mantener un servidor propio.
    Ya no es necesario mantener un servidor propio ni instalar el software en cada uno de tus dispositivos. Tampoco es necesario la compra del software ni realizar un elevado desembolso inicial en sistemas. Con el software en la nube, solo debes adquirir el servicio y comenzar a trabajar. Todos los software son diferentes, pero en general el proceso se realiza de una forma rápida y con menos costos.
  2. Pagas solo por lo que usas.
    Esta es una de las principales ventajas de utilizar un software en la nube, ya que solo pagas por los módulos o las secciones que necesites, y no por todo el programa completo. Por ejemplo, si tienes una industria pequeña y necesitas un software contable, solo pagarás por los módulos que requieres. Con este tipo de software puedes contratar un plan básico por una cantidad de dinero al mes, de modo que, cada mes sabes exactamente lo que te va a costar la infraestructura de tu negocio si lo tienes en la nube.
  3.  Flexibilidad.
    Esta ventaja va unida la anterior, es decir, si el día de mañana tu negocio va bien y necesitas más usuarios que accedan al software de gestión o más funcionalidades puedes ir contratándolo a medida que tus necesidades vayan cambiando. O si por el contrario, tu empresa reduce su actividad, puedes no renovar determinados servicios y adecuar el sistema a cada momento de tu negocio.
  4. Acceso a tus datos desde cualquier punto.
    Una de las ventajas más evidentes del sistema de gestión en la nube, como lo mencionamos en la introducción es la posibilidad de acceder a tus datos desde cualquier punto geográfico,  lugar y desde cualquier dispositivo; ya estés en la oficina o de vacaciones siempre tendrás disponible toda la información que necesites, siempre que tengas una conexión a Internet.
  5. Actualizaciones automáticas y seguras.
    Ya no es necesario dedicar varios días a actualizar los software que tienes instalados en los equipos de tu empresa, tampoco comprar las últimas versiones, parches o actualizaciones. Con un software en la nube estas actualizaciones son completamente transparentes y sin intervención alguna por parte de la empresa.
  6. Mejora el trabajo colaborativo.
    El trabajo colaborativo entre compañeros puede ser incluso más productivo que con un software instalado, ya que se puede acceder a cierta información de una forma más rápida, simplificando y agilizando la comunicación entre empleados.
  7. No siempre es necesario almacenar o trasladar tu información en un medio físico
    Ahora ya no necesitas llevar siempre contigo una una memoria USB, un CD/DVD, o un disco externo, con los riesgos que ello conlleva, ahora solo tienes que subirlo a la nube y tenerlo siempre disponible y seguro. 
  8. Prestación de servicios a nivel mundial.
    Esta plataforma proporciona una gran capacidad de adaptación y movilidad, lo que te permite estar en contacto permanente con tu equipo de trabajo.  en otro s países. O la posibilidad de visitar a un cliente fuera de tu país y tener a un click toda la información de tu negocio estés donde estés.
  9. Personalización.
    La flexibilidad de la que hablábamos antes también va ligada directamente a personalizar la tecnología del software en la nube, puedes personalizar y configurar las diferentes aplicaciones dependiendo de las necesidades a nivel de datos que quieras, estas se conservan incluso después de las actualizaciones. Puedes decidir a que áreas del sistema pueden acceder tus empleados.
  10. Copias de seguridad.
    Si tu dispositivo ha sido robado, se ha estropeado o ha sido infectado por un virus, puedes acceder a tus datos de forma instantánea desde cualquier otro dispositivo sin la pérdida de ninguna información que se encontrase en la nube. Se realizan copias de seguridad automáticas todos los días.

 

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4Feb 2019

Cómo implementar el Teletrabajo en tu empresa

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Lo que debes saber para implementar el Teletrabajo en tu empresa

Adoptar e implementar el modelo de teletrabajo en las organizaciones requiere grandes retos, cambio de mentalidad y generar un nuevo relacionamiento entre la empresa y los trabajadores, Es por esto que en Claus ERP, compartimos información que ofrece el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, donde se explica cinco etapas clave para poner en marcha el modelo de teletrabajo.

¿Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa?

– Compromiso institucional

La voluntad y los objetivos de la alta dirección de la compañía, son el primer elemento para adelantar un proyecto de teletrabajo. Se deben tener claro los alcances, beneficios, tiempos de implementación, recursos y demás factores que permitan la conformación de un equipo interdisciplinario, que lidere y coordine el proyecto en todas sus fases, para la adecuada formalización y socialización al interior de la organización. Así mismo es importante generar un documento que soporte las acciones, para que todas la instancias de la empresa comprendan e interioricen el proceso.

Planeación general del proyecto

La planeación es fundamental para tener éxito, el equipo líder designado por la alta dirección será el encargado de estructurar la metodología y la forma como se adelantará el proceso para establecer: objetivos, etapas, plan de acción, recursos, riesgos e indicadores.

Una vez estructurado, es importante sensibilizar al equipo de trabajo. Para este paso es importante formular una estrategia de comunicación interna que permita identificar los públicos objetivo, momentos del proceso clave y las actividades necesarias dirigidas al nuevo esquema de trabajo, involucrando a los colaboradores para que hagan parte del cambio.

– Autoevaluación de la organización

Para avanzar en la implementación de un modelo de teletrabajo es necesario que la empresa realice un diagnóstico para evaluar si cumple con los requisitos mínimos en materia jurídica, tecnológica y organizacional:

  • Jurídico: consiste en identificar la normatividad vigente y aplicable para cada entidad y las consideraciones generales de la legislación, tanto para el sector público y el privado.
  • Tecnológico: es importante validar, si la organización cuenta con las herramientas necesarias para desarrollar teletrabajo prestando atención especial a las necesidades que tiene cada perfil. Por eso recomendamos partir de la premisa ‘no es el perfil el que se adecua a la tecnología existente, es la tecnología la que se debe adecuar a un perfil determinado’.
  • Organizacional: en el componente organizacional se deben analizar aspectos fundamentales para el proyecto tales como la identificación de cargos teletrabajables, los costos, presupuesto, además de los riesgos del proyecto.

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Prueba piloto

Antes de llevar a cabo una implementación definitiva del modelo, es recomendable hacer una prueba piloto que oscila entre los 4 y 6 meses, lo cual permitirá medir los alcances y realizar acciones de mejora. Para llevar a cabo la prueba piloto se deben tener en cuenta estos nueve elementos clave: definición de la población objetivo y modalidad a aplicar; convocatoria de participación en el piloto; proceso de selección de los participantes; capacitación para el teletrabajo; preparación de las herramientas tecnológicas, recursos y documentación; seguimiento y medición de indicadores durante la medición; pilotaje; evaluación del piloto y socialización del proceso.

Apropiación y adopción del modelo

En esta última etapa es fundamental realizar los ajustes definitivos al plan general de teletrabajo y a los documentos administrativos que sustentarán esta modalidad laboral al interior de la organización. Además, es necesario realizar un seguimiento permanente y se conformará el banco de buenas prácticas para derrumbar los mitos que se hayan identificado.

Para ampliar y conocer toda la información, paso a paso y detalles de la implementación en el ‘Libro blanco del teletrabajo’

Para conocer más sobre el teletrabajo puedes consultar la página: http://teletrabajo.gov.co

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29Ene 2019

Lo que debes saber para calcular las cesantías

Aprende a calcular las cesantías

Quedan pocos días para que las empresas que tiene empleados, mediante cualquier tipo de contrato excepto prestación de servicios, deban consignar a un fondo de cesantías el valor correspondiente por cada colaborador.  

 

Las cesantías son una prestación social que debe asumir todo empleador, ya que su fin es proveer de un ahorro al trabajador para unas circunstancias específicas.

Este pago que deben hacer las empresas en Colombia y que está decretado desde 1975, sólo puede ser usado por el colaborador o empleado en unos casos específicos que establece la Ley, es decir, las cesantías no pueden ser ni retiradas, ni gastadas en cualquier bien o servicio.

Así entonces se establece que este ahorro que la empresa hace a sus colaboradores, sólo puede ser reclamado bajo estas circunstancias:

  • Cuando esté desempleado.
  • Para invertirlas en el pago de sus estudios, el de su cónyuge, compañera permanente o el de sus hijos.
  • Para compra, mejora o liberación de gravámenes de su vivienda, de su cónyuge o compañero permanente.

 

¿Cuánto se paga de cesantías?

Para todas las empresas, las cesantías corresponden a un mes de salario por cada año laborado o proporcional al tiempo trabajado si es inferior.

Este dinero debe ser consignado cada año, hasta el 30 de enero, pero existe un plazo máximo que se extiende hasta el 14 de Febrero.

Intereses sobre Cesantías

Estos intereses sí los recibe el trabajador cada año. Se deben pagar en dinero y su valor corresponde al 12% anual sobre los saldos existentes al 31 de diciembre de cada año, o en las fechas de retiro definitivo del trabajador. Este valor se consigna directamente por nómina a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

 

Los beneficios de las Cesantías

Entre los beneficios que reciben los trabajadores están:

 

  • La prima de servicios, que equivale a un mes de remuneración dividido en dos pagos durante el año, uno en junio y el otro en diciembre.
  • Vacaciones, que corresponden a 15 días hábiles por cada año laborado.

¿Cómo pagar los intereses de las cesantías a mis trabajadores?


La liquidación de los intereses de cesantías es diferente cuando hay una finalización del contrato o cuando el trabajador solicita un pago parcial de sus cesantías.

 

Cuando se habla de pago parcial, se hace referencia a los casos específicos en los cuales los colaboradores pueden solicitar sus cesantías, para cualquiera de los  usos permitidos por la ley.

 

En estos casos los intereses de cesantías se pagan proporcional al tiempo de servicio, lo que quiere decir que si por ejemplo el colaborador fue despedido o renunció, la empresa tendrá que pagarlos en la fecha de la terminación del contrato de trabajo. Es decir, que en la hoja que le entreguen de liquidación debe aparecer en una de las líneas el pago por concepto de intereses de cesantías por el   tiempo que laboró en el último año.

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La fórmula para calcular los intereses de cesantías

Lo primero que debe hacerse es determinar cuánto le van a consignar de cesantías, ya que, los intereses se liquidan sobre dicho valor. Si el colaborador lleva un año trabajando la tarea será mucho más sencilla, pues las cesantías corresponden a un salario mensual por año de servicio, es decir, que si se devenga un salario de $2.000.000, este mismo será el valor que le consignen en su fondo de cesantías hasta antes del 14 de febrero, y en el caso de los intereses solo debe multiplicar su salario mensual por 12% que es la tasa de interés sobre cesantías, el resultado: $240.000.


Cuando el colaborador lleva menos de un año.

1. Calcule las cesantías: para ello debe usar la siguiente fórmula


Salario x días = Cesantías

Ejemplo: Juan lleva ocho meses (240 días)  en la empresa devengando un salario de $2.000.000.

2.000.000 x 240 = 1.333.334

(los decimales se ajustaron al valor entero más cercano)

2. Calcule los intereses de cesantías a través de la siguiente fórmula

Cesantías acumuladas x días trabajados x 0.12 = Intereses de cesantías

Ejemplo: Juan lleva ocho meses (240 días) con unas cesantías acumuladas de $1.333.334


1.333.334 x 240 x 0.12 = 106.666

El pago por interés a cesantías que recibirá será de $106.666


¿Qué pasa si la empresa no paga los intereses de cesantías?

De acuerdo con la Ley, los empleadores que no consignen este beneficio en los tiempos estipulados, tendrán que indemnizar a sus colaboradores con una suma adicional que equivale al doble de lo que correspondía por intereses de cesantías, es decir, que si el empleado iba a recibir  $200.000 y no se los pagaron a tiempo, ahora tendrá que recibir $400.000.


Artículo 3º de la ley 52 de 1975: “Si el patrono no pagare al trabajador los intereses aquí establecidos, salvo los casos de retención autorizados por la ley o convenios por las partes, deberá cancelar al asalariado a título de indemnización y por una sola vez el valor adicional igual al de los intereses causados (…)”.

Información adicional sobre las cesantías

  • Si el empleado sufre algún accidente y fallece, los intereses causados de acuerdo con el artículo 3° del decreto 116 de 1976 se pagarán a las mismas personas a quienes corresponda el auxilio de cesantía del trabajador.

Esperamos que esta información haya sido de gran utilidad. Recuerda que ClausERP es uno de los mejores software contables en la nube, lo que ofrece seguridad, fácil manejo y sobre todo tranquilidad para poder gestionar la contabilidad.

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