¡Todo sobre Facturación Electrónica!

Al igual que la factura física, ésta es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y servicios y que debe cumplir con las características y condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación.

La facturación electrónica es un proceso que se ha venido trabajando en nuestro país durante este año, que trae beneficios para las empresas, clientes, proveedores y hasta para el Estado. La facturación electrónica permitirá agilizar procesos de cobranza y de pago en las diferentes empresas, reducción en los gastos económicos (no habrá gasto de impresión y papel, inversión en archivo y pago de mensajería o entrega), mayor seguridad y confiabilidad del documento, evitará la evasión de impuestos. Implementar este tipo de facturación es una obligación para todos, empezando por aquellas empresas que generan IVA.

Modelo de Operación de la Factura Electrónica​

El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia, y, para ello, facilita la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio, con los siguientes elementos:

  • Un formato estándar de generación de la factura en XML que para su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.
  • Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas; estos formatos también tienen un formato estándar en XML y UBL V 2.0, e igualmente son obligatorios.
  • La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.
  • Para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura se expedirá una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.

 Requisitos de la facturación electrónica:

  • Debes estar habilitado para facturar de manera electrónica
  • RUT vigente y actualizado
  • Responsabilidad del impuesto sobre la venta y pertenecer al régimen común
  • Contar con acreditación ISO 27001, relacionada con la seguridad de la información
  • Contar con un prestador del servicio tecnológico que cumpla con los requisitos establecidos por la DIAN.
Guia-Facturacion-Electronica

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Características de la Factura Electrónica

Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.

  • Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
  • Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
  • Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
  • Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

Beneficios de implementar la facturación electrónica:

  • Los tiempos de entrega de una factura pasan de días a minutos.
  •  Mejora en la calidad de datos, se controlan documentos electrónicos.
  • Incremento exponencial en el proceso de aceptación y rechazo de la factura, mejorando el tiempo de contabilización de la factura de hasta tres días.
  • Impacto positivo en el flujo de caja por la mejora en el tiempo de contabilización.
  • Reducción en costos asociados con facturación de hasta 85 %.
  • Reducir errores humanos
  • Uno de los propósitos de la Reforma tributaria fue implementar los tributos verdes, de modo que la factura electrónica se constituye como una de las principales formas de superar el uso del papel en las empresas, para transitar hacia empresas con conciencia ambiental.
  • Mayor efectividad del trabajo en las empresas.
  • Personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica. (Obligados)
  • Quienes tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica (voluntarios).
  • Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica. (voluntarios)

Usando ClausERP no tendrás ningún problema en generar facturas que cumplan con toda la normativa de facturación, nosotros nos mantenemos actualizados para que tú siempre estés pensando en tu negocio Para conocer más acerca de este y otros temas de interés te invitamos a leer un poco más acerca de: ¿Cómo implementar la factura electrónica?

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