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Éste es un momento en el que tu empresa debe encontrar herramientas que le faciliten los procesos contables.
La facturación electrónica es lo mismo que una factura física, solo que ahora se tramita, crea y gestiona de manera digital.
Es un paso enorme en la evolución de la contabilidad en Colombia, porque ahora dejarás de manejar un montón de papelería y tus procesos serán más eficientes.
Obtén el documento completo aquí para que lo leas en otro momento o lo compartas con otras personas.
Qué es la factura electrónica
La factura electrónica es un documento que soporta una transacción de venta, bien sea de productos o servicios que se emite y gestiona entre las partes por canales digitales o electrónicos.
Antes, la factura debía imprimirse y ser entregada al final de cada negocio como soporte del proceso; las personas debían guardar este documento para presentarlo en sus declaraciones tributarias y demostrar la legalidad de sus compras.
El avance digital permite que todas estas transacciones se soporten de manera inmediata y con mínimo riesgo de fraude. ¡Un gran paso en la contabilidad para las compañías y sus clientes!
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Decreto que oficializa la facturación electrónica en Colombia
Por medio del Decreto 2242 de 2015 se reglamentan las condiciones para expedir y usarla tributaria y legalmente, en él queda la consigna de aval como documento legal equivalente a la factura de venta.
Hay dos detalles fundamentales en el decreto que harán que una factura electrónica sea un documento tributario y legal:
- Debe tener un número consecutivo para hacer seguimiento a todos los procesos de venta.
- Debe tener un sistema de verificación y auditoria por los entes reguladores.
Cómo saber si tu empresa está obligada a emitir facturación electrónica
El Artículo 615 del Estatuto Tributario es el que establece quién está en la obligación de facturar. Si tú eres una empresa o una persona que vende productos o bienes o presta servicios debe emitir factura como soporte de la transacción.
En ese sentido, estarán obligadas por la norma a emitir factura electrónica:
- Personas jurídicas que vendan, traspasen o cedan bienes y/o servicios.
- Personas naturales que vendan, traspasen o cedan bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT ($124 millones de pesos aprox.)
- Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT. ($142 millones de pesos aprox.)
- Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:
- Con más de un establecimiento de comercio.
- Explotación de intangibles.
- Usuarios aduaneros.
- Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
- Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST
Nota: Artículo 615 del Estatuto Tributario, desarrollado por el artículo 1.6.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.
UVT para el 2020 es de $35.607
3.500 UVT = $124.625.000
4.000 UVT = $142.428.000
Cuáles son los plazos para implementar la facturación electrónica en Colombia
Los plazos para que puedas implementar la facturación electrónica los establece la DIAN en su calendario tributario que es publicado mes a mes. Aquí te lo traemos en versión PDF que puedes abrir en tu navegador.
La obligatoriedad se determina por dos indicadores: tipo de contribuyente y código CIIU (clasificación de la actividad comercial de tu empresa) y lo puedes consultar aquí.
Esta es la división para implementar la factura electrónica en el 2020:
Beneficios y por qué implementar la facturación electrónica en tu contabilidad
Los por qué debes implementar la facturación electrónica son en sí mismos beneficios entregando a tu compañía un impulso en todos los ámbitos.
- Ahorrar dinero. Este es el principal de los beneficios, no tendrás que imprimir talonarios o documentos para cada transacción hecha. Tu software de facturación te permite crear en tiempo récord, duplicar, gestionar y modificar las facturas sin gastos adicionales.
- Eficiencia en los procesos. El tiempo es un factor que apremia por estos días, así que, la facturación electrónica te da ahorro con envíos de cuentas que requieren periodicidad. Te da facilidad en envío, recepción, seguimiento. Si una factura es rechazada podrás saberlo inmediatamente y ajustarla sin esperar.
- Trazabilidad en línea desde cualquier parte del mundo. Con un clic puedes ver: ventas, facturaciones, cobros, ingresos, pendientes por cobrar y los datos de tus clientes sin estar en una oficina de manera presencial. La DIAN valida la factura electrónica en tiempo real para saber si cumple con todos los requisitos fiscales y te acortará el proceso tributario.
- Evitar errores. Con la facturación electrónica se crea un proceso acertado en valores, datos y cálculos de impuestos. El área contable pasará menos tiempo en actividades de revisión y podrá ocuparse en otras tareas que hacen que el negocio mejore continuamente.
- Más espacio. Tener todo en la nube te quita la preocupación de pensar en el espacio que ocupan los libros contables. No necesitarás una carpeta física por cada cliente para la documentación que lo acompaña.
- Automatización de procesos. Con la facturación electrónica se automatizan todas las tareas del área contable para hacerla más efectiva en recepción, análisis y creación documental.
- Contabilidad limpia. Los procesos manuales requieren muchas revisiones de un mismo proceso. La facturación electrónica ayuda a que todo esté ordenado desde el primer momento.
- Acceder a factoring. La documentación en línea te permite acceder a créditos que son soportados con las facturas pendientes de pago como garantía a cambio de una comisión baja. Tendrás flujo de caja continuo sin esperar todos los días a los que se difiere el pago de una factura en algunas empresas.
- Abre tu empresa al mundo. Podrás hacer transacciones en otros países sin enredos de entrega de factura o cálculos internacionales de descuentos. Te da posibilidades de expansión que quizá creías más complejas.
Lee el paso a paso completo de requisitos y cómo implementar la facturación electrónica descargando la guía aquí.
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