Ahora ya  conoces sobre la Factura Electrónica, es el momento de actualizarte sobre ¿Cómo implementar la factura electrónica? ¿Te has preguntado quiénes están o no obligados a implementarla? Si tu respuesta es afirmativa entonces continúa leyendo porque en esta nota te contaremos todo lo que necesitas saber sobre el tema. ¿Aún no lees la guía completa de facturación electrónica?, comienza por el principio.

Proceso para implementar factura electrónica

Proceso Fiscal: establecer el procedimiento de habilitación en la DIAN. Las resoluciones del Gobierno Nacional que fijen los seleccionados obligados a facturar electrónicamente, entrarán en vigencia en un plazo no inferior seis meses.

Proceso Técnico: adquirir o desarrollar una solución tecnológica para hacer factura electrónica ya sea directamente (medios propios) o a través de un Proveedor Tecnológico.

No deje que se venzan los plazos, adelántese y establezca lo más pronto posible en su empresa o negocio la facturación electrónica. Evite sanciones.

¿Quiénes deben implementar la factura electrónica?

1. Personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica. (Obligados)

2. Quienes tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica (voluntarios).

3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica. (voluntarios).

Documentos que pueden s​er emitidos electrónicamente​​​​​:

  • Facturas​
  • Notas Crédito
  • Notas Débito
  • Acuse de recibo

Normatividad relacionada (Decreto 2242 de 2015, compilado Decreto 1625 de 2016)​​

¿Cuáles son los trámites para la factura electrónica?

Si perteneces a uno de los siguientes grupos debes iniciar el proceso para facturar electrónicamente:

  • Personas naturales  jurídicas escogidas por la DIAN, según la ley 1819 de 2016 quienes están obligados a declarar y pagar IVA e Impuesto al consumo.
  • Las personas que están obligadas según el estatuto tributario o decretos reglamentarios.

Facturación electrónica: trámites para implementarla:

Se debe definir con qué plataforma, software o servidor tecnológico se va a implementar el proceso de facturación. Este servidor debe cumplir con unos requisitos ya establecidos por la DIAN. En caso de haberse presentado como voluntario debe solicitar a la DIAN una autorización para facturar de manera electrónica, ten en cuenta que esta carta puede demorar mínimo tres meses.

Verifica que el RUT esté vigente y actualizado con la responsabilidad 37 (voluntario) o 38 (obligatorio).

En cuanto estés seguro de que el RUT está actualizado o vigente debes solicitar a la DIAN la resolución de factura electrónica, cuando esta sea asignada inmediatamente debes comenzar a facturar de manera electrónica.

En ClausERP te ofrecemos un sistema de facturación electrónica con los requisitos establecidos por la DIAN. Prúebalo gratis en nuestro demo

Medidas para la facturación electrónica

La DIAN informó sobre las medidas en caso de que existan inconvenientes electrónicos para la nueva forma de facturación, a través de la Resolución 000002 de enero 3 de 2019. Según el ente regulador cuando se presenten problemas tecnológicos entre el obligado a facturar y el cliente o la DIAN, los cuales no permitan generar o entregar facturas electrónicas no habrá sanciones.

Esta excepción a las sanciones siempre y cuando los problemas están directamente relacionados con la plataforma tecnológica de la empresa que factura, ya sea por sus proveedores del servicio, los sistemas del cliente que recibe la factura, los servicios informáticos de la DIAN, o cuando existan situaciones especiales que impidan la expedición de la factura en alguna zona del país.

Para que esta medida sea implementada se establecieron unas acciones las cuales serán aplicadas dependiendo del caso: 

1. Problemas en los sistemas del obligado a facturar electrónicamente:

Cuando se presenten problemas de tipo tecnológico o comercial en los sistemas del obligado a facturar o sus proveedores tecnológicos, lo que se debe hacer es utilizar los sistemas previstos por la ley, los cuales deberán contar con la autorización de la numeración de la factura o documento equivalente.

Para solicitar la autorización de la numeración de la factura o documento equivalente, se debe  presentar la solicitud por medio del formato 1302 -Solicitud de Numeración de Facturación-, a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación dispuesto por la Dian en su portal web, donde también deberá tener habilitada la firma electrónica.

Para el obligado a facturar deberá transcribir en formato XML, toda la información de cada una de las facturas (papel, talonario o factura por computador) donde quede constancia el periodo donde se presentó el inconveniente. Se debe enviar el paquete a la DIAN por medio del servicio de factura electrónica, para el mes siguiente después de solucionado el inconveniente.

Para el caso de las facturas expedidas durante el período en que se presenta el problema, la fecha de generación será la registrada en la misma factura, e informarse en el formato estándar XML, en la casilla “fecha de generación”. Adicionalmente, debe conservarse la numeración autorizada por la DIAN, y posteriormente transcribirla en la casilla correspondiente.

2. Problemas en los sistemas del cliente:

En este caso cuando los problemas están directamente relacionados con los sistemas del cliente, el cual recibe la factura electrónica, se deberá informar a quien provee la factura, para que el mismo facilite a ese usuario una factura electrónica con sus propios medios tecnológicos, o también enviarla a la dirección informada mediante una representación gráfica, no olvidar guardar evidencia de este procedimiento.

3. Problemas presentados en el servicio informático de factura electrónica de la DIAN:

Ahora, si los problemas que se generan están relacionados con el servicio informático de la factura electrónica de la DIAN , este inconveniente se debe informar por medio de un  comunicado, así poder dar a conocer lo que sucede en el portal web de la entidad. Cuando la situación se restablezca el obligado deberá entregar las facturas a la DIAN en un plazo de 48 horas después de la publicación del comunicado.

Existen dos opciones si la DIAN cancela o no renueva la autorización del productor tecnológico:

Registrar ante la DIAN un nuevo proveedor tecnológico, y así reanudar la facturación electrónica dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de la respectiva autorización, o a la expedición del acto administrativo que haya cancelado la autorización.

Facturar electrónicamente de forma directa, para lo cual deberá aportar las pruebas necesarias ante la DIAN . El obligado deberá reanudar la facturación electrónica dentro de los seis meses siguientes al vencimiento de la respectiva autorización.

Para las empresas que tengan autorizada la numeración de facturación por talonario.

Existen personas jurídicas o naturales que cuentan con previa autorización de numeración para facturar por talonario, “Contingencia Facturación Electrónica”, solo este sector podrá seguir utilizando la numeración y también pueden solicitar dicha autorización por otros medios tales como factura por computador, documento equivalente o máquinas registradoras POS.

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