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Blog | ClausERP.com

23May 2018

Ya es hora de que proteja la información y los datos de sus clientes

Proteja la información y los datos de sus clientes - ClausERP

Desde el 2013 el Gobierno Nacional comenzó toda una cruzada por crear leyes que de alguna manera protegiera los datos de los colombianos que estaban por ahí sin control ni seguridad, sobre qué hacían las empresas con esa información y sobre las obligaciones que éstas deberían cumplir para salvaguardar todos esos datos.  

Después del reciente lío jurídico en el que estuvo involucrado Fecebook, por supuestamente haber entregado los datos de millones de sus usuarios a una empresa para que hiciera campaña política en 2016 al hoy presidente Norteamericano Donald Trump, puso aún más en la lupa de los organismos internacionales la calidad y efectividad de las leyes que se tienen para proteger la información y evitar que los datos personales sean entregados a terceros.

Después de este breve contexto internacional y volviendo a Colombia, mediante el Decreto Único 1074 de 2015, expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio, se establecieron los plazos del registro, procedimientos de actualización y consulta, así como la información que deberá ser reportada por todas las empresas obligadas a hacerlo.

Aunque los plazos máximos se modificaron en varias oportunidades debido al desconocimiento de algunos comerciantes y empresarios, ya hoy es obligación, y no solo se tratar de reportar la información que tenga de los clientes y proveedores, sino además de informarles  qué hará con esos datos, para qué serán usados y si autorizara usarlos.

Conozca todo sobre los datos personales

¿Quiénes están obligados a registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)?

Lo deben hacer las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las personas jurídicas de naturaleza pública.

¿Cómo se hace ese registro?

Se realiza en línea en a través del sitio www.sic.gov.co ingresando por el micrositio de “Protección de datos personales” ubicado en la barra horizontal superior, luego “Registro Bases de Datos”, allí encontrará el manual de ayuda y un video tutorial.

¿Qué es un dato personal?

Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales que, dependiendo de su grado de utilización y acercamiento con la intimidad de las personas, esta podrá ser pública, semiprivada o privada.

¿A cuáles datos no se aplica la ley?

No se aplica a bases de datos o archivos que contengan, por ejemplo, información de uso personal o doméstico, que proteja la seguridad y defensa nacional, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiación del terrorismo o aquella para actividades de inteligencia y contrainteligencia.

¿Quién es el titular de los datos personales?

Todas las personas naturales son titulares de esa información. En el caso de los menores de edad, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales.

¿Cómo deber ser la autorización para el tratamiento de sus datos personales?

Previa, informada y expresa. Debe especificar la finalidad para la cual se busca la obtención de los datos personales, así como de todos sus derechos, ante quien pueden ejercerse y la manera de hacerlo. – La autorización puede obtenerse por cualquier medio escrito, físico o electrónico, que permita su consulta posterior.

¿Qué es el RNBD?

Es el Directorio público de las bases de datos con información personal sujetas a Tratamiento que operan en el país. Lo anterior no implica que allí esté depositada ninguna base de datos, solamente la información de cuántas bases de datos hay en el país, su finalidad, los canales que se han dispuesto para atender las peticiones de los ciudadanos, las políticas de tratamiento de datos personales adoptadas, el tipo de datos que contienen y las transferencias y transmisiones de información que se realizan. Este registro funciona no solamente en Colombia, también existe en otros países como España, Perú, Argentina y Uruguay.

¿Para qué sirve el RNBD?

Para conocer la realidad de las bases de datos personales del país, la cantidad de titulares y tipos de datos tratados, quién o quiénes adelantan su tratamiento, la finalidad y las políticas de tratamiento y los canales o mecanismos dispuestos para recibir consultas, peticiones y reclamos, entre otros aspectos. Su utilidad principal es crear consciencia sobre el manejo adecuado de la información personal contenida en bases de datos.

¿Qué es una base de datos personales?

Es un conjunto organizado de datos personales bien sea en medio físico (un archivo) o en medio electrónico (archivos en cualquier formato como hojas electrónicas, tratamiento de texto, con el uso o no de motores de bases de datos, etc.), sin importar la cantidad de datos personales que contenga. Por lo general, las empresas tienen las siguientes bases de datos: de empleados, clientes y proveedores.

¿Qué bases de datos deben registrar las empresas?

Las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

¿Quién debe registrar las bases de datos?

Es deber de los Responsables del Tratamiento de los datos personales registrar las bases de datos con información personal, no de los Encargados del Tratamiento ni de los establecimientos de comercio o de las sucursales de las compañías.

¿Qué pasa si no hago el registro de mis bases de datos?

Es importante tener en cuenta que el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 indica que la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

  • Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
  • Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
  • Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

PLAZOS PARA REALIZAR EL REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS

A pesar los múltiples cambios que se ha realizado a los plazos máximos para el registro de las bases de datos, tenga en cuenta estas nuevas fechas que están actualizadas según la página de la SIC.  

  1. Hasta el treinta (30) de septiembre de 2018 para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT).
  2. Hasta el treinta (30) de noviembre de 2018 para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT).
  3. Hasta el treinta y uno (31) de enero de 2019, para las personas jurídicas de naturaleza pública.
  4. Para las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos anteriormente, dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir de su creación.
17May 2018

Cuidado, que tu contabilidad no te ponga en fuera de lugar

Estamos en época de Mundial, ya se siente en el ambiente del debut de nuestra Selección Colombia. Estamos a menos de un mes para Rusia 2018, así que preparémonos entonces para disfrutar esas jornadas de fútbol, amigos y pasión por la camiseta de la tricolor, pero no te preocupes, que con ClausERP las cuentas no te sacarán tarjeta roja, pues tu contabilidad está segura con nosotros.

¿Para quién es ClausERP?

No importa si eres contador, emprendedor o empresario, para esta época te tenemos la solución mundialista para tu contabilidad.

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Que el Mundial no te coja “fuera del estadio” y confía tus cuentas a ClausERP.

¿Qué te ofrecemos?

ClausERP  tiene funciones automáticas de seguridad y auditorías de última tecnología enfocadas a mantener los datos seguros e íntegros. La información no corre ningún riesgo en nuestros servidores, puesto que tenemos estándares internacionales de copias de seguridad, mantenimiento y custodia de la información. Estamos trabajando para que todos nuestros clientes tengan acceso a certificados SSL en su conexión con nuestros servidores, sin costo adicional, y de esta forma encriptar la información que viaja a través de los diferentes operadores de Internet usando HTTPS.

Así que no lo pienses más, dedícate a disfrutar de los goles de nuestra selección, que nosotros tenemos los guantes de arquero listos para proteger tu arco y que las malas cuentas no te vayan a golear.  

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11May 2018

Recuerde los cambios de aportes para independientes

Recuerde los cambios de aportes para independientes - ClausERP

Pagos obligatorios

Los trabajadores independientes que ganen $7.377.170 o más deberán hacer pagos de PILA por planilla electrónica. La medida cobija a quienes hacen aportes a partir de cuatro o más salarios mínimos mensuales.

Desde el pasado primero de marzo, los trabajadores independientes cuyos aportes al sistema de seguridad social integral sean calculados a partir de cuatro salarios mínimos mensuales legales vigentes deberán hacer sus pagos mediante la modalidad de pago electrónico.

Esto quiere decir que si un trabajador independiente obtiene ingresos al menos por $$7.812.420, su ingreso base de cotización (IBC) equivale a $3.124.968 y solo lo podrá pagar por esa vía.

Decreto 1765 de 2017

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1765 de 2017, que entró en vigencia a partir del 30 de octubre de 2017, y modificó el Decreto 923 de 2017, en lo referente a los plazos para la utilización obligatoria de la planilla electrónica, los operadores de información deberán divulgar y asesorar a los trabajadores independientes a través de todos sus canales de comunicación.

El Ministerio de salud y protección social hizo este cambio definitivo con el fin de que los aportantes y los trabajadores independientes conozcan a cabalidad y se adecuen a la utilización de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA mediante la modalidad de planilla electrónica, ya que adicionalmente la modalidad telefónica fue retirada con el decreto 1765 de 2017.

¿Qué es la PILA?

La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es una ventanilla virtual que permite el pago integrado de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales, en la cual los trabajadores independientes reportan la información para cada uno de los subsistemas en los que está obligado a cotizar. Es su responsabilidad suministrar información veraz para la liquidación de estos aportes.
Fechas en que se debe realizar la autoliquidación y pago de aportes utilizando la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA:

Empresas

Rango de cotizantes Obligatoriedad uso planilla electrónica
20 o más cotizantes 6 de marzo de 2017
10 a 19 cotizantes 1 de marzo de 2018
5 a 9 cotizantes 1 de junio de 2018
3 o 4 cotizantes, para municipios con categoría diferente a 5 y 6 1 de agosto de 2018

 

Independientes:

Rango Ingreso Base de Cotización Obligatoriedad uso planilla electrónica
Mayor o igual a 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes 6 de marzo de 2017
Mayor o igual a 4 e inferior a 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes 1 de marzo de 2018
Mayor o igual a 2 e inferior a 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes para residentes en municipio con categoría diferente a 5 y 6 1 de junio de 2018

 

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