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A implementar la facturación electrónica, en 2019 será obligatoria

Aunque se tenía establecido que el 1 de enero de 2018 la facturación electrónica en Colombia sería una obligación, el Gobierno Nacional amplió el plazo y dejó este año como prórroga para que los comerciantes y empresarios se puedan preparar y adecuar sus sistemas contables para este fin. En ClausERP les contamos lo que debe tener en cuenta y los requisitos mínimos de esta nueva y única forma de su registro contable de transacciones que se tendrá en cuenta en nuestro país.

Con este nuevo modelo las empresas deberán facturar, por lo que las compañías y comerciantes deben iniciar la adaptación de la nueva tecnología y capacitación de personal para dar cumplimiento al decreto.

Lo que debe saber de la facturación electrónica

¿Qué es?

Al igual que la factura física, esta es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y servicios y que debe cumplir con las características y condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación.

Beneficios de implementar la facturación electrónica

– Los tiempos de entrega de una factura pasan de días a minutos.

– Mejora en la calidad de datos, se controlan documentos electrónicos.

– Incremento exponencial en el proceso de aceptación y rechazo de la factura, mejorando el tiempo de contabilización de la factura de hasta tres días.

– Impacto positivo en el flujo de caja por la mejora en el tiempo de contabilización.

– Reducción en costos asociados con facturación de hasta 85 %.

– Reducir errores humanos

– Uno de los propósitos de la Reforma tributaria fue implementar los tributos verdes, de modo que la factura electrónica se constituye como una de las principales formas de superar el uso del papel en las empresas, para transitar hacia empresas con conciencia ambiental.

– Mayor efectividad del trabajo en las empresas.

¿Quiénes deben implementar la factura electrónica?

• Personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica. (Obligados)

• Quienes tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica (voluntarios).

• Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica. (voluntarios)

¿Cómo implementar la factura electrónica?

– Proceso Fiscal: establecer el procedimiento de habilitación en la DIAN. Las resoluciones del Gobierno Nacional que fijen los seleccionados obligados a facturar electrónicamente, entrarán en vigencia en un plazo no inferior seis meses.

– Proceso Técnico: adquirir o desarrollar una solución tecnológica para hacer factura electrónica ya sea directamente (medios propios) o a través de un Proveedor Tecnológico.

No deje que se venzan los plazos, adelántese y establezca lo más pronto posible en su empresa o negocio la facturación electrónica. Evite sanciones.

La facturación electrónica será obligatoria a partir del 2019

Para aquellas empresas que quieran acogerse voluntariamente, o sean elegidas por la DIAN antes del 1 de Enero del 2019 para adoptar la facturación electrónica, pueden optar por las siguientes alternativas:

1) Para clientes que tengan empresas pequeñas – según los parámetros establecidos por la DIAN -, podrán hacer uso de la plataforma gratuita que desarrolló la DIAN para realizar la facturación electrónica. En este caso, nuestros clientes deben ingresar al portal de la DIAN y evaluar si esta opción es la más adecuada para su empresa y proceder a registrarse para emitir la facturación electrónica por este medio.

2) Elegir un proveedor de facturación electrónica autorizado por la DIAN (ver listado de empresas autorizadas en el portal de la DIAN www.dian.gov.co), que ofrezca la integración con ClausERP.com. Actualmente estamos haciendo la integración con uno de los proveedores autorizados por la DIAN con el fin de implementar la integración por un costo mensual adicional para nuestros clientes en la modalidad de archivo plano cvs, que se transmitirá de manera autónoma al menos una vez cada día bajo la responsabilidad de nuestro cliente.

3) Solicitar a la DIAN que desean hacer el desarrollo propio de la facturación electronica y en este caso, ClausERP.com lo desarrollara a medida de la empresa que lo solicite, por un costo mensual adicional y un costo inicial por implementación.

El costo de las alternativas 2 o 3 será el valor de una aplicación adicional a las tarifas vigentes de acuerdo al plan contratado por su empresa. Para la alternativa 3, el costo de la implementación lo cotizamos de acuerdo a las características de su empresa.

Quedamos en espera de sus comentarios y una vez definan cuál de las tres alternativas eligen para la facturación electrónica requerida por la DIAN, entrar a programar y cotizar el desarrollo a medida para su empresa, en caso de haber elegido las alternativas 2 o 3 de este protocolo.

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Fechas para la declaración de activos en el exterior 2018

No deje pasar las fechas para la declaración de activos en el exterior 2018

Las personas que tienen activos en el exterior están en la obligación de declararlos ante la DIAN, por eso en ClausERP queremos informar a nuestros clientes sobre cuál es el formulario a diligenciar y dónde pueden hacer la declaración de activos en el exterior de forma correcta

Los plazos para la presentación de la declaración de activos en el exterior vencen de acuerdo al tipo de declarante, y este se basa en los últimos dígitos del NIT que están en el RUT, sin que se tenga en cuenta el dígito de verificación.

Estas son las fechas de vencimiento:

Paso a paso para presentar la declaración

Recuerde que la Declaración Anual de Activos en el Exterior deberá presentarse a través de los Servicios Informáticos Electrónicos haciendo uso del Mecanismo de Firma Digital. Si aún la tiene, puede solicitarse a través de las siguientes opciones:

1. Mediante correo al Servicio de PQSR http://www.dian.gov.co/contenidos/servicios/quejas_y_soluciones.html, si el usuario se encuentra encuentra fuera del país. También comunicándose a la línea de agendamiento en Bogotá al 4878200 o a la Línea Nacional 01 900 5558484, O acercándose directamente a cualquiera de los puntos de contacto a nivel nacional de la DIAN.
2. Después de haber descargado el mecanismo digital, se debe ingresar a los Servicios en Línea a través del ícono Usuarios Registrados https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLogin.faces
3. Suministrar datos de identificación y contraseña para que acceda al servicio.
4. Ubicar el ícono Diligenciar y Presentar, después dar clic en seleccionar el formulario 160 y proceder a diligenciarlo, firmarlo y presentarlo virtualmente.

Las consecuencias de no hacer la declaración de activos en el exterior

Cuando la Declaración Anual de Activos en el Exterior se presente de manera extemporánea, la sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo será equivalente al 1.5% del valor de los activos poseídos en el exterior, si la misma se presenta antes del emplazamiento previo por no declarar; o al 3% del valor de los activos poseídos en el exterior si se presenta con posterioridad al citado emplazamiento y antes de que se profiera la respectiva resolución sanción por no declarar. El monto de la sanción no puede superar el 25% del valor de los activos poseídos en el exterior.

No se exponga a sanciones y esté atento a los plazos que pone el Gobierno Nacional para cancelar sus obligaciones tributarias.