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Blog | ClausERP.com

23Ago 2018

Ventajas de tener un software contable en la nube

Ventajas Software contable nube - ClausERP

Ventajas de tener un software contable en la nube

Durante los últimos 30 años la forma de hacer las cosas y el estilo de vida de las personas ha cambiado de manera drástica gracias a la tecnología. La masificación de las computadoras personales, el celular como elemento fundamental de la vida cotidiana, y la internet, en especial el llamado almacenamiento en la nube, llevó a que las empresas también evolucionaran y cambiaran la forma de hacer la gran mayoría de sus procesos, en especial las áreas contables.

 

Por eso en ClausERP queremos mostrarte cuáles son las ventajas de tener un software contable en la nube para administrar todo un  negocio a través de una solución que es segura, fácil de usar y que además es la mejor manera de hacerlo por costos y soporte.

 

Los software instalados

Después de la masificación de las computadoras y el uso del Excel como herramienta contable, apreció una muy buena opción en su momento que fue la compra directa de software para ser instalados directamente en empresas.

 

Estos software son desarrollos que requieren de una licencia para su uso, debe estar instalado en un equipo de la empresa y además necesitan de un pago anual para seguir siendo utilizados. Una de las principales desventajas es que cuando estos software contables fallan requieren de un soporte físico en sitio, lo que significa que el desarrollador debe enviar un técnico directamente al computador del contador o de su auxiliar para hacer las reparaciones necesarias, lo que incrementa los costos y retrasa las labores diarias de la organización, eso sin contar un posible virus que pueda infectar el equipo donde está instalado el software y afectar toda la contabilidad de la empresa.

 

Aunque adquirir un software contable instalado puede ser una buena solución para grandes empresas o franquicias, para las Pymes representa un desgaste financiero y técnico muy grande, pues muchas veces la solución es más robusta que la misma empresa y termina pagando por cosas que no utilizará o que no necesita.

 

Una plataforma en la nube significa que puede ser utilizada desde cualquier lugar, siempre y cuando el usuario cuente con acceso a internet, pues no requiere de un computador fijo para usarlo. Para el caso de los software contables, son muchas las ventajas que la nube puede ofrecer, incluyendo la posibilidad de acceder a la información desde cualquier parte del mundo, y la inmediatez para generar reportes, sin contar que el soporte técnico es completamente remoto y no necesita desplazamiento a ningún sitio.

 

Las ventajas

  • La información contable, financiera y operativa estará directamente en cualquier dispositivo móvil con acceso a Internet y los encargados de la contabilidad, o los gerentes y directores no tendrán que pasar horas en la oficina asentando datos y haciendo cálculos, pues lo podrán hacer desde cualquier parte.
  • La nube permite tener reportes automatizados en tiempo real, así entonces balances, estados de pérdidas y ganancias, declaración de impuestos, entre otros pueden ser generados rápidamente.
  • La empresa estará actualizada con respecto a las leyes fiscales y contables, evitando costosas actualizaciones de los sistemas tradicionales o instalados.
  • Capacidad de integrarse con otros sistemas para mejorar la operación de las empresas.
  • Estas soluciones tienen gran flexibilidad en la comunicación, ya que este tipo de sistemas permiten compartir información con cualquier persona desde cualquier dispositivo o parte del mundo donde se tenga acceso a internet.
  • A diferencia de lo que muchos creen, la nube es mucho más segura que los software instalados o locales, pues la información contable de la empresa estará guardada y respaldada en varios servidores de internet ubicados en distintas partes del mundo,y no se dependerá de discos duros que se pueden dañar o ser víctimas de virus. Además las soluciones como ClausERP tienen protocolos de seguridad que evitan que la información se pierda.
  • Con ClausERP podrás además gestionar inventarios y facturación, de tal manera que en un mismo software podrás tener el control de la empresa sin pagos adicionales.
  • La principal ventaja de CalusERP es que no tiene cláusula de permanencia y cualquier usuario podría dejar de usar la solución en el momento que lo considere, pues los pagos se hacen mensualmente.

Así que si eres una empresa o un contador con varios clientes, en ClausERP tendrás las mejores herramientas para hacer de esta la mejor experiencia contable. Ingresa a www.clauserp.com y activa el DEMO sin costo que te ofrecemos.  

15Ago 2018

Lo que no sabes de la facturación electrónica

Lo que no sabes facturacion electronica - Clauserp

Lo que no sabes de la facturación electrónica

Se agota el tiempo. El plazo que estableció el Gobierno Nacional para la implementación de la facturación electrónica está llegando al límite. El próximo 1 de enero todas las empresas que facturan en Colombia deberán hacerlo electrónicamente, de lo contrario serían sancionadas.

 

En www.clauserp.com queremos entregarle toda la información necesaria para que esté al día y pueda comenzar el proceso adecuado para la implementación de este sistema.

A tener en cuenta

Es importante tener en cuenta que en Colombia hay tres tipos de facturación: tradicional, por computador y electrónica.

La facturación tradicional es la que depende de un talonario de factura. Este se hace manda a hacer en una litografía con los datos de la empresa, la resolución de facturación, y debe tener bien definido el consecutivo.

La factura generada por computador es muy diferente a la facturación electrónica, pero muchas personas la suelen confundir solo por el hecho de ser generada a través de un dispositivo electrónico. Este tipo de facturación de hecho es muy parecida a la primera, pues también es un papel, solo que este es generado a través de un medio digital y una impresora. Por lo general se usa un software contable, por lo general en la nube para generarlas.

El gran problema de estos dos tipos de facturación es que la División de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) no tiene cómo controlar qué se emite y qué no, ya que estas facturas no tienen un soporte real ni existe un mecanismo eficiente para validar la su autenticidad. Todo esto se presta para posibles acciones que terminen con evasión de impuestos por parte de las empresas.

¿Por qué la facturación electrónica?

Así entonces la facturación electrónica no es más que la manera de garantizar que toda factura emitida tenga el soporte en una base de datos única que pertenece a la DIAN o al Estado. Esto significa que ellos controlan el total de la facturación que se realice en Colombia, y por lo tanto no existirán posibles trucos para evadir o disminuir los impuestos.

 

Hasta este momento una empresa que desee implementar la facturación electrónica solo tiene tres opciones:

  1. Adquirir o desarrollar su propio software y que lo autorice la DIAN.
  2. Adquirir el servicio a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
  3. Usar la plataforma gratuita que dispuso la DIAN para las MiPymes.

Es por esto que le presentamos algunos algunos mitos y verdades sobre la facturación electrónica en Colombia.

También puede leer: Otros mitos y verdades de la facturación electrónica.

 

Mito 1

La factura electrónica es costosa:
Según expertos en economía y ciencias tributarias las empresas podrían ahorrar entre el 70% y 80% de los gastos que se destinan para expedir una factura en papel.

 

Mito 2

Tiene más desventajas que ventajas:

Tal vez la principal ventaja es que se evitará evasión y cuando el país tenga el 100% de la facturación electrónica será muy fácil hacer cruces de cuentas y presentar liquidaciones y demás.

Mito 3

Solo aplica para empresas
Inicialmente la factura electrónica es adoptada por algunas empresas seleccionadas por la DIAN o aquellas que voluntariamente decidieron incorporarse al sistema. Sin embargo, se ha establecido unas fechas límite para que todos los contribuyentes realicen la transición digital hasta que se alcance la masificación del uso de este sistema.

Mito 4

Sin sello no es válida la factura
Las facturas electrónicas están diseñadas con varios elementos de validación como lo son la firma digital y el código único por factura emitida, Estos permiten establecer la veracidad del documento y su validez ante las autoridades tributarias.

Mito 5

La información de las empresas estará desprotegida
Uno de los mecanismos que usa el Gobierno Nacional para blindar la información y datos de las empresas, es exigir a los proveedores de facturación electrónica cumplir con las normas ISO27001 referente a la seguridad de la información. Se trata de un conjunto de estándares internacionales para la gestión de la información de las organizaciones.

En www.clauserp.com estamos preparados para los cambios que exige el Gobierno Nacional y por eso preparamos todo para ofrecer el servicio de facturación electrónica para nuestros clientes.

8Ago 2018

¿Qué es y cómo opera la retención en la fuente?

Cómo opera la retención en la fuente - ClausERP

¿Qué es y cómo opera la retención en la fuente?

Es común escuchar entre las personas la palabra “Retención en la Fuente”, pero la verdad es que además de los contadores muy pocos usuarios saben lo que es  realmente.

Entrando en materia

Antes que nada es importante tener en cuenta que la retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto que tiene el Gobierno Nacional.

Gracias a esta figura el Estado Colombiano ya no necesita esperar un año completo para hacer el recaudo de retención, sino que lo cobra permanentemente al momento en que ocurre el hecho generador, prácticamente en la fuente misma del impuesto y de allí su nombre.

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Los impuestos operan por períodos que pueden ser mensuales, bimestral, anuales, etc., lo que significa que el estado para poder cobrar o recaudar un impuesto debe esperar a que transcurra el periodo del impuesto.

Cuando una persona realiza una venta de un producto o un servicio se obtiene un ingreso, esa es una operación que lleva a que el contribuyente pueda incrementar su patrimonio, por lo que es un ingreso que puede estar gravado con el impuesto de renta. Es por esta razón que al momento en que el cliente realiza el pago, éste debe retener un valor por concepto de impuesto de renta.

El ejemplo

Para explicar mejor cómo opera la retención en la fuente, lo haremos a través de un ejemplo para facilitar tu comprensión:

Por un lado tenemos la empresa que llamaremos A y el vendedor del producto o servicio será B. Digamos que entre A y B se genera una venta por valor de $100. Al momento de hacer el pago A deberá pagarle a B sólo $96,5, pues los otros $3,5 debe retenerlos como anticipo o pago anticipado del impuesto de renta, así que al momento de hacer cada venta, el contribuyente va pagando parte del impuesto que va generando. Por esto al finalizar el año gravable posiblemente ya haya pagado todo el impuesto que le correspondía por sus ganancias ese año, y quizás hasta le sobre generando un saldo a favor.

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Como la retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto, para cada impuesto hay retención. Hay retención en la fuente para el impuesto de renta, CREE, el impuesto de IVA, de Timbre y de Industria y Comercio.

 

Es importante aclarar que equivocadamente se asimila el término retefuente con retención en la fuente, haciendo referencia al impuesto de renta, lo cual no es correcto, pues existe retefuente por renta, retefuente por IVA, retefuente por ICA, etc.

Glosario

  • Agente retenedor: es la persona que realiza el pago o abono en cuenta y a quien la ley expresamente le ha otorgado tal calidad.
  • Sujeto pasivo. es la persona beneficiaria del pago o abono en cuenta, afectada con la retención según el concepto y el porcentaje aplicable.
  • Pago o abono en cuenta. determina el momento en que se entendió causada la retención en la fuente, según los conceptos y las tarifas.

Para consultar el calendario y conocer las fechas para presentar su declaración de renta ingrese al siguiente enlace: Plazos para declarar renta en 2018