Connect with Us

Blog | ClausERP.com

17Oct 2018

Razones para usar Facturación Electrónica

Razones para usar Facturacion electronica - ClausERP

¿Por qué usar facturación electrónica?

A tres meses de finalizar el plazo para implementar la facturación electrónica en Colombia, las empresas ya deben tener listo todo el sistema y estar, al menos, en fase de pruebas. Si aún quedan dudas en ClausERP le contamos un poco más sobre la facturación electrónica.

 

Al implementar este sistema en su empresa, se deberán tener en cuenta algunos cambios cambios esenciales en la contabilidad como: ya no se podrá guardar ni reutilizar el consecutivo; no se podrá facturar fuera del tiempo estipulado; cada anulación será una nota de crédito; actualización constante de información de clientes y proveedores.

Conoce nuestros planes de facturación electrónica que comienzan desde los $15.000 pesos mensuales.

Beneficios de la factura electrónica

Implementar este sistema permite que se beneficie tanto el Estado como la empresa y el consumidor.

 

Para el Estado, favorece la modernización del recaudo de impuestos, también tener un control fiscal, porque ayudará en la disminución de la evasión de los impuestos, con una revisión periódica sistematizada por parte de la DIAN.   

 

Para la empresa, mejora la gestión de relaciones con los clientes y proveedores, factoring electrónico (emisión rápida de la factura y agilidad en el pago), reducción de costos (ahorro de papel, costos de envío), optimización de tiempo, responsabilidad ambiental empresarial, y cumplimiento de responsabilidades tributarias.

 

Para el consumidor, mejora los procesos contables empresariales.

Ventajas de la facturación electrónica para la empresa

Por otro lado, como ya lo hemos dicho en otros blogs, antes usar este tipo de facturación debe agilizar, optimizar y mejorar los procesos de contabilidad. Además estos son otros beneficios te trae la facturación electrónica:

  • Al tener una factura electrónica dejamos de depender de un lugar físico para acceder a esta, pasas a elaborarla y hacer uso de esta desde el lugar en el que te encuentres, permitiendo que tus negocios sean más prácticos y personalizados con tus clientes.
  • Este proceso disminuye las inversiones porque pasas de generar costos altos antes, durante y después del proceso de facturación, mientras que con la electrónica tienes costos menores.
  • Deja de ocupar espacios físicos para tener almacenamiento en dispositivos digitales, o mucho mejor si usas un software contable en la nube que tenga integrado la facturación electrónica, no será necesaria la inversión en infraestructura.
  • Hace más sencillas las transacciones, en el proceso de facturación te permitirá agilidad al momento de la comunicación con el cliente o proveedor, es decir, si hay un error en la factura será más rápido de solucionar ya que será emitida instantáneamente.
  • Mejora la seguridad, habrá tranquilidad por parte del cliente y la empresa, ya que esto disminuirá los riesgos de que haya suplantación o se genere facturación doble.

Pasos para implementar la facturación electrónica

Para implementar este tipo de facturación es importante que:

  1.       Considerar los costos y tiempos actuales, para reconocer los beneficios y el valor unitario de factura.
  2.       Entender los componentes de la facturación electrónica.
  • El primero el tecnológico, si lo hace directamente la empresa o por medio de proveedores y a dónde deben ir los datos de recepción.
  • Segundo, el componente del proceso, rediseño de los procesos de facturación y recolección de información y actualización de datos de clientes.
  1.       Selección de proveedor según lo estipulado por la DIAN.
  2.       Efectuar la solicitud de Facturación Electrónica a través del portal de la DIAN.
  3.       Rediseñe e implemente el proceso.

Recuerde algunos Mitos y Verdades

  • La factura electrónica no es la misma factura digital
  • La emisión de factura electrónica es obligatoria para personas naturales o jurídicas que expidan facturación o estén escogidas por la DIAN. También habrá quienes no estén obligados y lo hagan de manera voluntaria.
  • Al implementar este proceso debe aplicarlo al 100% de la facturación.
  • Si va a poner en funcionamiento la facturación electrónica no puede volver a hacer uso de la factura por computadora o por talonario.
  • En la página de la DIAN puede acceder a la lista de proveedores autorizados para prestar el servicio. Informarte y verificar quienes pueden ofrecer facturación electrónica va a evitar que accedas a un software que, en vez de proporcionar facilidad, efectividad y beneficios puntuales, te traiga consecuencias legales.

En ClausERP ya estamos trabajando en el proceso de facturación electrónica para que comience a implementarlo a partir de la fecha indicada por el Gobierno Nacional que es el 1 de enero de 2019.

12Oct 2018

¿Un CRM y un software contable en la nube?

¿Por qué integrar un CRM con un software contable en la nube?

Que es un CRM - ClausERP

¿Qué es el CRM (Customer relationship management)?

Las CRM son la gestión de relaciones con los clientes enfocado en tres temáticas: gestión comercial, marketing y atención al cliente, con el fin de satisfacer y fidelizar al usuario, pero a su vez crear impactos positivos en la empresa como la proyección, crecimiento de ventas y clientes. Integrar un CRM con un software contable puede traer resultados positivos, ofreciendo ventajas a la empresa y mejores relaciones externas. Implementar de manera correcta un CRM te permite segmentar tu público, satisfacer las necesidades de cada uno de acuerdo a tu servicio lo que va a generar respuestas de crecimiento empresarial, con mejor servicio al cliente, visibilidad empresarial y gestión en procesos.

No te puedes perder: Beneficios de un Software contable en la nube

Beneficios de integrar un CRM con un software contable:

–    Reducción de errores y ahorro de tiempo, integrar el CRM y el software reducirá el trabajo de tus empleados, se optimizan las labores ya que solo deben ingresar los datos a una misma plataforma, impidiendo que la información se duplique o genere errores. Así mismo, permite disminuir la cantidad de tiempo que se invierte en este proceso manual, pudiendo invertirlo en objetivos y labores que beneficien más a tu empresa.

–   Datos actualizados, una ventaja para tus empleados y procesos, es mantener la información  en tiempo real que genera facilidad y agilidad en la realización y entrega oportuna de informes financieros, y permitirá que tus trabajadores tengan una visión global de lo que sucede interna y externamente en tu empresa.

–    Empleados satisfechos, una empresa con mejor rendimiento en mano de obra. Un CRM integrado a un software contable, simplifica la realización de trabajos y optimiza labores. Incrementar la satisfacción de tus empleados es muy importante ayuda a visibilizar tu empresa, porque un personal contento, desarrollando nuevas habilidades, potencia los servicios que esta ofrece.

–    Tener una empresa visible, mantener procesos actualizados y al alcance de los empleados les genera una vista global de lo que sucede en la empresa, lo que permitirá que estos estén actualizados y tengan información clara y precisa para dar respuesta a clientes, lo que también puede ser un impulso para mejorar los errores que se estén cometiendo.

–    Fidelización de clientes, una manera segura de que un cliente este satisfecho es tener al día informes y procesos, que tus empleados tengan esta información en tiempo real y desde donde se encuentren permite que la atención y respuesta sea personalizada, y genere acercamiento directo al usuario. Entonces en este punto, integrar el CRM y un software contable genera mejor atención al cliente, proveedor y empleados o colaboradores. También al tener registro de tus clientes puedes acceder y encontrar de manera fácil y solo por búsqueda la información relevante que necesitas lo que hará que la comunicación con tu cliente sea rápida y efectiva.

Beneficios de un CRM integrado a un software contable en la nube

Hasta ahora solo hemos hablado de los beneficios de integrar el CRM con un software contable, pero si está en la nube genera nuevas ventajas:

–    Seguimiento de procesos desde cualquier parte y dispositivo móvil

–    Tienes acceso a ella las 24 horas del día, durante toda la semana

–    Integración completa del sistema

–    Disminución en gastos, porque es un sistema que estará integrado a tu software contable en la nube, donde no debes invertir en infraestructura.

–    Actualización automática de la información y servicio técnico

–    Seguridad mientras tu empresa crece

–    Agilidad y optimización de tus procesos contables y atención al cliente

–    Aunque dependa de una conectividad a una red de internet, tus procesos siempre estarán en línea.

Cualquier empresa puede acceder a un sistema CRM que esté integrado a un software contable en la nube, mirándolo como un proceso que no solo impacta la gestión comercial y marketing, sino que también genera cambios en la relación y atención al cliente.

Ten en cuenta como elegir tu software CRM

Para elegir el CRM que se adapte a tu empresa es bueno que tengas en cuenta un software que se adapte a los cambios de tu empresa, que te ofrezca facilidad e integre los sistemas para que todo se desarrolle en un solo paso (que no duplique el trabajo) y que el proveedor te preste servicio técnico.

En ClausERP te ofrecemos agilidad y facilidad, teniendo experiencias únicas, donde podrás migrar a la nube sin contratiempos y encontrarás integrados los sistemas tradicionales CRM, ERP y/o programas contables.

10Oct 2018

El ABC de la liquidación de Nómina

El ABC de la liquidación de nómina

Cómo liquidar la nómina correctamente

Dependiendo de la estructura de la empresa o del negocio, el pago de una nómina se realiza cada quince o cada treinta días. Según estos periodos de tiempo la organización debe proceder a liquidar su respectiva nómina para establecer los conceptos que adeuda al trabajador y los que debe descontar o deducir.

Este es entonces un ejemplo de cómo hacer la liquidación de nómina. Este será simplemente un rápido vistazo, por eso se hará con un solo empleado.

Datos que se necesitan:  

ConceptoValor
Salario básico1.000.000
Comisiones100.000
Horas extras50.000
Auxilio de transporte88.211 (2018)
Total devengado$1.238.211

Haciendo la liquidación

La liquidación de la nómina se hace agrupando los conceptos que son relacionados.
Luego se efectúa la liquidación que están a cargo del empleado, es decir, los pagos que corren por su cuenta y que deben ser descontados de su nómina.

Deducciones de nómina. (A cargo del empleado)

ConceptoValor
Salud (4%)1.150.000 * 0.04 = 46.000
Pensión (4%)1.150.000 * 0.04 = 46.000

Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.

Aparte de los conceptos anteriores, a los trabajadores que tengan libranzas y otro tipo de obligaciones, se les debe hacer la respectiva liquidación.

Seguridad social a cargo del empleador.

Luego continuamos con los aportes a seguridad social que están a cargo del empleador. Tenga en cuenta que en algunos casos no se pagan los aportes a seguridad social.

ConceptoValor
Salud (8.5%)1.150.000* 0.085 = 97.750
Pensión (12%)1.150.000 * 0.12= 138.000
Riesgos laborales (Según tabla)1.150.000*.00522 = 6.003

Prestaciones sociales.

Seguidamente se liquidan los conceptos que hacen parte de las prestaciones sociales.

Concepto Valor

ConceptoValor
Prima de servicios1.233.140 * 0.0833 = 103.143
Cesantías1.233.140 * 0.0833 = 103.143
Intereses sobre las cesantías103.143 * 0.12 = 12.377
Vacaciones1.000.000 * 0.0417 = 41.700

Algo de contexto

  1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras.
  2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.
  3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.
  4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
  5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisiona el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.
  6. Para el cálculo de las vacaciones hemos excluido las comisiones porque solo tenemos los datos de un mes, pero si estas hacen parte del salario en todos los meses, entonces estamos ante un salario variable y en tal caso debemos promediar el salario incluyendo las comisiones. Consulte: ¿Para calcular las vacaciones cuándo hay que promediar el salario?

Aportes parafiscales.

Los aportes fiscales también se deben liquidar, aunque alguna empresas no están obligadas a pagarlos todos.

ConceptoValor
Cajas de compensación familiar1.150.000 * 0.04 = 46.000.
I.C.B.F. (3%).1.150.000 * 0.03 = 34.500.
1.150.000 * 0.03 = 34.500.1.150.000 * 0.02 = 23.000.

Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina mensual de la empresa excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial, y siempre considerando que la esté obligada a liquidar ICBF y Sena,  pues no se debe perder de vista que estos conceptos, en algunos casos desaparecieron.

Neto a pagar

Para determinar el valor neto que se debe pagar al trabajador, es preciso sumar todo lo que ha ganado por cada uno de los conceptos, y luego restar las deducciones de nómina, que en el ejemplo aquí trabajado corresponde únicamente a los aportes a salud y pensión.

Total devengado 1.238.211

(-) Salud 34.000
(-) Pensión 34.000

Neto pagado $1.170.211

Page 5 of 39« First...34567...102030...Last »