Guía práctica: Presentar y pagar fácilmente los impuestos por Internet

Escrito por: Marcela Arias de ClausERP

Tiempo de lectura: 10 minutos

¡Qué no se te pasen las fechas para presentar y pagar los impuestos! 

En Colombia las empresas deben presentar y pagar a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) una serie de gravámenes de movimientos comerciales que permiten al Estado sostener los gastos públicos de la nación. 

Con el fin de agilizar este proceso, la DIAN, principal recaudadora de impuestos, ha dispuesto mecanismos virtuales para que las empresas puedan realizar su tributo sin complicaciones. 

En este artículo te contaremos cuáles son esos procesos que se pueden pagar en línea y ahorrarle a tu contador o administrador largas horas de filas para hacerlo.

 ¿Cuáles impuestos en Colombia se pueden pagar en línea?

Con el creciente uso de Internet y con el fin de darle agilidad a los trámites de presentación y pago de impuestos, la DIAN, las Secretarías de Hacienda y las Cámaras de Comercio disponen de sistemas virtuales que permiten el recaudo de estos pagos sin tener que salir de tu casa y sin traumatismos para las empresas. 

Estos se dividen en nacionales, departamentales y municipales. 

Impuestos nacionales

Estos son los impuestos nacionales más relevantes que las empresas deben tener en su radar contable y administrativo: 

1. Impuesto sobre las ventas – IVA. Este se causa en todas las transacciones de venta de productos y servicios que haga una empresa. Se presenta y paga desde el sitio web de la DIAN.
   
2. Impuesto de renta. Este se calcula de acuerdo con la cantidad de deducciones de otras retenciones que se hagan en los procesos de venta o prestación de servicios y las exenciones que se causen por el tipo de empresa. Se presenta y paga en el sitio web de la DIAN.

3. Retención en la fuente. Este no es solo otro impuesto más, es la manera en la que el Estado recauda anticipadamente y por cuotas los gravámenes sobre la renta. Es como un abono que haces antes del pago grande anual.

Impuestos departamentales

Estos son recaudados por cada departamento con el fin de financiar todos los proyectos de políticas públicas que correspondan. 

Los Impuestos más relevante para las empresas son: 

1. Impuesto al consumo. Son los que se cobran por venta de bebidas, licores y tabaco.
2. Impuesto al registro. Es cuando se registran ante las Cámaras de Comercio documentos, actas o contratos. 

Impuestos municipales

El recaudo de estos impuestos por cada municipio es lo que permite que se sostengan en el tiempo. 

Los que deberá pagar tu empresa son: 

1. ICA o Impuesto de Industria y Comercio. Es la participación de las empresas por sus procesos industriales, de venta de servicios o productos. Pueden ser de pago ocasional o permanente y no necesariamente corresponde con tener un establecimiento comercial abierto al público.
   
   Este impuesto se presenta y paga virtualmente en el sitio web de la DIAN.
   
2. Impuesto de azar o espectáculos. Este se paga cuando tu empresa realiza eventos masivos, públicos o ferias, rifas o concursos. Es de pago ocasional, porque solo se grava con cada eventualidad que tengas. 
   
   Este impuesto se presenta y paga de manera virtual en el sitio web de la Secretaría de Hacienda de cada municipio.
   
3. Impuestos de vehículos. Este impuesto lo deben pagar anualmente las empresas que tengan en sus activos vehículos a su nombre.

Impuestos de prediales. Si la empresa es dueña de bienes inmuebles debe presentar y pagar el impuesto que se paga de manera anual.

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Cuál es el calendario para presentar y pagar los impuestos de mi empresa.

El pago de los impuestos se paga por grupos que son establecidos por la DIAN y corresponden a la última o dos últimas cifras del NIT (Número de Identificación Tributaria) de cada empresa. 

Cómo preparar, presentar y pagar los impuestos por Internet

Pagar los impuestos por Internet es muy fácil con todas las herramientas virtuales que se han dispuesto desde el Gobierno Nacional, la DIAN y cada municipio. 

Así mismo, cada impuesto tiene unas fechas límites en las que deben pagarse, nuestra recomendación es que hagas todo con tiempo para evitar contratiempos en las plataformas, porque los últimos días en los que se vence el plazo se dan congestiones y hay caídas que pueden afectar con extensiones que generan sanción e intereses. 

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Ahora sí, a continuación te enseñaremos cómo pagar los impuestos más representativos para las empresas: IVA, Industria y Comercio, ICA, Retención en la fuente.

Cómo se prepara, presenta y paga el IVA por Internet

Para presentar y pagar el IVA de manera virtual será necesario que tu empresa esté registrada en el sitio web de la DIAN con una cuenta y usuarios activos, además de actualizadas en su RUT todas las actividades comerciales que ejecute. 

Hay dos maneras de pagar el IVA: bimestral y cuatrimestral. ¿Pero quién paga cuándo? 

Bimestral, o sea, cada dos meses, deben presentar su declaración de impuestos a la venta: 

• Empresas grandes contribuyentes
• Empresas que tengan ingresos por más de 92.000 UVT ($3.152.840.000)
• Empresas de servicios telefónicos
• Servicios financieros y bancarios
• Empresas de transporte aéreo
• Prestadores de servicios desde el exterior

Cuatrimestral, o sea, cada cuatro meses, deben presentar su declaración de impuestos a la venta: 

• Empresas que al cierre del año 2019 tengan ingresos brutos menores o por debajo a  92.000 UVT ($3.152.840.000)

Las fechas límite de pago de IVA para los periodos que quedan del año 2020 son:

Antes de proceder con la presentación y pago de IVA, asegúrate de

1. Inscribirte previamente en el RUT (Registro Único Tributario)
2. Solicitar el instrumento de firma electrónica en la DIAN

Para presentar y pagar el impuesto sigue este proceso:

1. Diligencia el formulario F 300 que está en el sitio web de la DIAN.
2. Una vez diligenciado se firma electrónicamente por el contador o revisor fiscal (si la ley lo obliga) y por el Representante Legal de la compañía. Esto se hace a través de un PIN que se envía por medio de correo electrónico y se copia en la plataforma MUISCA. 
3. El documento listo y firmado se presenta en la misma plataforma de la DIAN para que cree el recibo de pago.
4. Luego vas a la opción “Pendientes de pago” en el menú izquierdo de tu cuenta. 
5. Ahí seleccionas el pago que realizarás y te sale el botón directo para proceder con la transacción.
6. Una vez hecho el pago queda marcado automáticamente en la plataforma de la DIAN como presentado y pagado. 

¡Y ya está! 

Cómo se prepara, presenta y paga la Renta

La renta es la declaración anual que hacen las empresas y personas naturales sobre todos los ingresos o ganancias que tuvieron en el año inmediatamente anterior. 

En algunos casos, este impuesto se paga distribuido en varias cuotas a lo largo del año que se conoce como Retención en la fuente. Sin embargo, no siempre alcanza a cubrir el reporte total de las utilidades de la compañía, por eso, hay que presentar una nueva declaración anual que recopila todo de manera clara. 

Para presentar el impuesto a la renta debes: 

1. Ingresar a la cuenta de tu empresa en el sitio web de la DIAN
2. Diligenciar el formulario 110 de acuerdo con los libros contables que lleve tu empresa. 
3. Una vez diligenciado se firma electrónicamente por el contador o revisor fiscal (si la ley lo obliga) y por el Representante Legal de la compañía. Esto se hace a través de un PIN que se envía por medio de correo electrónico y se copia en la plataforma MUISCA. 
4. El documento listo y firmado se presenta en la misma plataforma de la DIAN 
5. Si sale saldo pendiente para pagar, se crea el recibo de pago.
6. Luego vas a la opción “Pendientes de pago” en el menú izquierdo de tu cuenta. 
7. Ahí seleccionas el pago que realizarás y te sale el botón directo para proceder con la transacción.
8. Una vez hecho el pago queda marcado automáticamente en la plataforma de la DIAN como presentado y pagado. 

Si en lugar de pagar te queda saldo a favor, podrás solicitar una compensación o devolución de saldos. Para este proceso: 

1. Ingresa de nuevo a la cuenta de tu empresa en la DIAN.
2. En el Menú izquierdo busca la opción: “Procedimiento Devolución/Compensación”
3. Una vez ahí selecciona el punto 1. “Solicitud Devolución/Compensación”.
4. En el concepto selecciona “Saldos a Favor”.
5. En Tipo de obligación selecciona “Impuesto sobre la renta”.
6. Le das “Crear solicitud” y se guarda automáticamente el documento con la solicitud y un número que deberás guardar.
7. Luego en el menú de la izquierda seleccionas la opción “Formalizar Solicitud”.
8. Al estar allí ingresa el número de la solicitud y llama el documento que se creó. 
9. Sigue los pasos del proceso hasta que la declaración esté gravada en el sistema y te diga cómo seguir. En algunos casos, hay que acudir de manera presencial para firmar y entregar los documentos que la DIAN requiera en la validación la información.

Los documentos que debes presentar para solicitar la devolución de los saldos a favor son: 

1. Todos los certificados de retenciones que le hicieron a tu compañía en el año anterior. 
2. La Cámara de Comercio. 
3. Certificación Bancaria. 

El desembolso de este dinero se hará en un periodo de entre 30 y 60 días hábiles. 

Consejo Claus: Acuérdate que presentar la renta no es lo mismo que pagarla, son dos procedimientos aparte. Lo más conveniente es que este proceso se ejecute en los tiempos estipulados, así tu empresa no pueda pagar inmediatamente. 

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Cómo se prepara, presenta y paga Retefuente en línea

La Retefuente se aplica al impuesto a la renta, los pagos que se hacen durante el año sirven como abono para la declaración anual. 

Este impuesto se declara y paga mensualmente de acuerdo con las retenciones que hiciste en el mes inmediatamente anterior. Pero si tienes meses consecutivos en los que no hay, no es indispensable que declares. 

El proceso para este trámite es: 

1. Diligenciar el formulario 350 que encuentras en la opción “Pagos/Declaraciones” en el menú de la izquierda dentro de tu cuenta en la DIAN. 
2. Una vez diligenciado le das “Guardar Borrador” para que quede almacenada la información en el sistema. 
3. Copia el número de documento que te sale en la notificación, porque luego lo necesitarás. 
4. Ahí te aparece habilitado el botón de “Firmar”, das clic y seleccionas a las personas que firmarán de manera digital el documento, si es el contador o revisor fiscal y el representante legal.
5. Le das “Autorizar” y se crea el proceso para la firma digital. 
6. Luego de este proceso, te regresas y buscas el documento en la opción “Formalizar Solicitud” y te permite presentar la declaración. 
7. Con este paso resuelto te aparecerán las opciones para pagar. 

Cómo pagar ICA y RETEICA – industria y comercio desde Internet

El ICA es ese impuesto municipal que registra toda la actividad industrial, comercial o de servicios de tu empresa durante su existencia. 

Debes saber que cada Alcaldía o Municipalidad tiene unos valores y calendarios de pago diferente, así que deberás dirigirte al sitio web de la Secretaría de Hacienda que corresponda para conocer el proceso. 

En el caso de Bogotá, el pago se hace por la oficina virtual de la Secretaría Distrital de Hacienda a través de los formularios 102 para ICA y 331 para RETEICA.

Éste es el calendario tributario de pagos para el segundo semestre del año en Bogotá: 

Para que puedas realizar la liquidación de ICA y ReteICA asegúrate de tener: 

1. El certificado de existencia y representación legal de tu empresa. 
2. Los estados financieros y/o contables donde se muestran todos los registros de los ingresos por las actividades económicas de tu empresa. 
3. Diligenciar el formulario del impuesto de industria y comercio ICA que tu municipio dictamine.
4. Luego ve a la opción “Oficina Virtual”.
5. Una vez allí procede con el proceso de liquidación, presentación y pago. 

Si tu empresa es retenedora, deberás liquidar y pagar el impuesto de RETEICA y en el sitio web de cada Secretaría de Hacienda te entregará el formulario que debes diligenciar.   

Métodos de pago con los que puedes pagar en línea los impuestos

La DIAN, Secretarías de Hacienda, Cámaras de Comercio y demás instituciones gubernamentales que son las autorizadas para recaudo de impuestos, tienen autorizado el pago a través de

1. PSE, pago desde cuentas de ahorro o corrientes. 
2. Pago con tarjeta de crédito.
3. Pago físico. 

Herramientas que te facilitan la vida para pagar los impuestos en línea.

Esta es la mejor parte de todas, porque resulta que ahora existen herramientas que te facilitan todos esos procesos que leíste antes. 

Son plataformas o software contables y administrativos que tienen la opción de liquidar, presentar y pagar impuestos sin tenerte que frustrar en un montón de vueltas manuales de ida y vuelta. 

También hay herramientas en línea como calculadoras de impuestos que te ayudan a entender cuánto deberás pagar de manera estimada con cada trámite. 

El proceso se realiza directamente en la DIAN o probar el DEMO de ClausERP que hace te ayuda a agilizar estas tareas. 

¡Ahora tienes todo listo para la preparación documental y presentación de los impuestos más importantes de tu empresa!