Todo lo que debes saber de nómina

Lo primero que debemos entender es en qué consiste la nómina, y para entenderlo sabemos que es una herramienta indispensable para cualquier trabajador. Lo que sucede en la mayoría de los casos es que solo revisamos el salario neto, pero no observamos lo demás.

Por eso aquí les vamos a explicar en qué consiste la nómina, lo primero es entender la diferencia entre salario bruto y neto. El primero es el monto que figura para el trabajador con todos sus complementos salariales, retenciones y aportes a la seguridad social. Mientras que el segundo es el salario neto, es decir lo que va a recibir el trabajar en su cuenta.

Definición de  Nómina:

Según la definición de la Real Academia de la Lengua (RAE), una nómina es la relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particular han de percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibido”. Es decir, la nómina es el sistema que utiliza la empresa para mantener un registro con los gastos y rendimientos que genera cada trabajador.

Definición de nómina - ClausERP

Partes de la Nómina

Las estructuras de las nóminas son en teoría similares, de pronto pueden cambiar si existen documentos oficiales o quizás en algunos puntos como; el tipo de contrato o de trabajo. Pero en general se pueden dividir en tres 3 partes esenciales.

Datos informativos

Para que la información suministrada sea completamente válida, deben verse reflejados una serie de datos informativos relativos a la empresa, el trabajador y el periodo de pago. La empresa debe informar de su nombre, lugar de residencia y número de inscripción en la Seguridad Social.

Datos informativos nómina

Todo esto sirve para saber quién es realmente el que contrata y paga al trabajador más allá del nombre comercial de la empresa Por parte del empleado deberán figurar su nombre y apellidos, NIT, número de afiliación a la seguridad social, categoría del puesto de trabajo, grupo de cotización, fecha de ingreso y fecha de antigüedad en la empresa.

Recordemos que la antigüedad, es uno de los datos más importantes, en la nómina, y siempre debe estar reflejado. Ya que influye directamente sobre nuestro salario. La nómina sería el documento oficial, con el que el trabajador puede demostrar los años trabajando en la empresa, así como el cargo que tiene en la organización.

Además, junto con estos datos, que normalmente figuran en la parte superior de la nómina, también deben aparecer el periodo de liquidación o devengado, es decir, las fechas cuando comienza el periodo y finaliza, el total de días que se pagan y la base de cotización o sueldo bruto sobre el que después se practicarán las deducciones. Aquí incluimos también los días trabajados del mes, etc. Esto es importante por ejemplo si hay un convenio o semejante.

Periodos de liquidación

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El devengo o salario bruto

Si bien esta primera parte de la nómina es la más importante, no deja de ser información sobre la empresa. Es aquí donde el empresario refleja el devengo o salario bruto sobre el que después se practicarán las deducciones y retenciones.

Es importante dejar claridad que existen dos clases de devengo, los que cotizan a la Seguridad Social y están sujetos a retenciones y las percepciones no salariales que están excluidas de la cotización.

Toda nómina debe incluir de forma clara y separada ambos tipos de devengo, es decir, los conceptos por los que se retribuye al trabajador. En el primero de ellos ha de figurar el salario base, que se entiende como el sueldo sin aumentos de primas o antigüedad y sin las deducciones fiscales (además es lo que sirve como base de cotización para el pago).

A este salario base se sumarán después los diferentes complementos salariales:

  • Personales: de la antigüedad, rango, formación  del trabajador.
  • Puesto de trabajo: de su peligrosidad, horario, responsabilidad.
  • Calidad o cantidad de trabajo: de los incentivos por objetivos, puntualidad, horas extraordinarias.
  • Vencimiento periódico superior a un mes: de las pagos extraordinarios, participación en beneficio, complemento de residencia, en especie.
Complementos salariales

Retenciones y deducciones

En esta tercera parte de la nómina que se refiere al dinero que se va restando al sueldo bruto por diferentes motivos hasta dar con el salario neto. La empresa debe calcular y retener al empleado el valor correspondiente a retención en la fuente por ingresos laborales.

La segunda deducción es de la Seguridad Social y que se divide entre las contingencias comunes y las de desempleo y formación profesional, que varían en función del tipo de contrato (indefinido o temporal).

De la nómina también se pueden descontar deudas u obligaciones adquiridas por el trabajador con la empresa, ya sea un crédito o también por algún deterioro económico que el empleador le haya causado a la organización. 

Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre y desde que exista una debida  autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado.

También las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.

Los embargos ordenados por las autoridades competentes contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya decretado.

Recuerden que todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mínimos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional.

Todos estos conceptos se  deben restar o deducir del total devengado del trabajador.

Deducciones-salariales

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Provisiones o apropiaciones

El empleador o trabajador además del salario, horas extras, recargos, etc., también debe asumir algunas cargas prestacionales. Resumidas de la siguiente manera:

  • Prima de servicios.
  • Auxilio de cesantías.
  •  Intereses sobre cesantías.
  • Provisión para vacaciones.
  • Seguridad social.
  • Aportes a pensión.
  • Aportes a salud.
  • Riesgos laborales.
  • Aportes parafiscales.
  • Cajas de compensación familiar.

Tipos de nóminas según la forma de pago

Conocemos como forma de pago, cada cuánto tiempo se elabora una nómina y se realiza el ingreso del salario al trabajador. Dependiendo del sector o incluso del país, la normativa puede ser diferente. Por ello, encontramos que tenemos:

  • Semanales: para elaborar este tipo de nóminas es necesario establecer cuántas semanas tiene el mes.
  • Quincenales: Se pagan cada quince días, los días viernes.
  • Mensuales: son las más comunes. Su ingreso se realiza casi siempre a finales de mes

Tipos de nóminas según el personal

Algunas empresas hacen diferenciación entre el personal de su empresa a la hora de elaborar sus nóminas. Atendiendo esta separación, encontramos los siguientes tipos de recibos de salario:

  • Ejecutiva o de personal de alta dirección: se denomina así a la nómina que reciben altos ejecutivos. Suele ser confidencial y llevar numerosos pluses o complementos salariales.
  • General o de empleados: es la nómina más común. Por motivos administrativos se pueden hacer subgrupos
Tipos de Nomina segun personal

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